Quali sono le regole telefoniche di base?
1. Sii educato e rispettoso. Quando rispondi al telefono, saluta il chiamante con un saluto amichevole e professionale. Presentati e chiedi come puoi aiutarli. Sii paziente e ascolta ciò che il chiamante ha da dire prima di rispondere.
2. Parla in modo chiaro e conciso. Quando parli al telefono, assicurati di pronunciare chiaramente le tue parole in modo che chi ti chiama possa capirti. Evita di usare slang o gerghi con cui il chiamante potrebbe non avere familiarità. Sii breve e diretto al punto ed evita di divagare troppo a lungo.
3. Sii attento. Quando il chiamante parla, prestagli tutta la tua attenzione. Non interromperli e non iniziare a parlarne. Se hai bisogno di fare una pausa o di cercare qualcosa, informa il chiamante in modo che non pensi che tu abbia riattaccato.
4. Sii confidenziale. Se il chiamante condivide con te informazioni riservate, rispetta la sua privacy e non condividerle con nessun altro.
5. Termina la conversazione educatamente. Quando hai finito di parlare con il chiamante, ringrazialo per la chiamata e fagli sapere che sei felice di aiutarlo. Se hai bisogno di metterli in attesa, assicurati di farglielo sapere e di fornire loro una stima di quanto tempo rimarranno in attesa.