Regole di base per le teleconferenze

Mentre le aziende cercano di ridurre i costi sostituendo viaggi d'affari con le chiamate in conferenza a basso prezzo , un certo numero di pas conference call faux hanno spinto molti leader conferenza di fissare regole di base . Dal mantenimento di un ambiente tranquillo conferenza a garantire che tutti sanno chi sta parlando , regole di base teleconferenza può significare la differenza tra una chiamata in conferenza scadente e uno produttivo . Squelch rumore di fondo

Anche se molti partecipanti teleconferenza comporre dalla relativa calma di un ufficio , alcuni partecipanti comporre da qualsiasi numero di altre sedi; questa varietà di posizioni crea rumori di fondo che vanno da cani che abbaiano a voce alta musica per pendole chiming . Poiché questi rumori possono essere molto fastidioso , e può anche sopraffare l' altoparlante , di solito è importante garantire che i partecipanti hanno almeno qualche controllo sulla rumori nel loro ambiente . Se un partecipante non può controllare i rumori , gli chiedo di utilizzare un telefono cellulare con un tasto mute o uno che è meno sensibile ai suoni ambientali .
Annunciare ogni speakerr

assenza di partecipanti fisici a volte rende difficile per i partecipanti teleconferenza per dire chi sta parlando . Questo problema può creare confusione durante le chiamate in conferenza ( soprattutto quelli di grandi dimensioni ) . Per alleviare i potenziali equivoci , ogni partecipante dovrebbe introdurre brevemente se stesso ogni volta che parla . Anche in piccole chiamate di gruppo , un semplice " Questa è ... " prima di parlare può prevenire rapidamente e facilmente molta confusione potenziale .
Attenersi a un ordine del giorno

Una lamentela comune dei partecipanti teleconferenza è che le chiamate spesso si snodano off topic , tirando fuori la conversazione e necessitano di ulteriori chiamate . Per contribuire a porre rimedio a questo problema, creare un ordine del giorno , distribuirlo a tutti i partecipanti prima della chiamata , e seguire da vicino il programma . Le chiamate in conferenza sono semplicemente incontri a base di telefono , così che i partecipanti capiscano quando sono ( e addirittura si aspettano che siano ) trattati come tali.
Non interrompono

Indipendentemente il tipo di riunione - teleconferenza , faccia a faccia o mediata dal computer - è quasi sempre maleducato interrompere chi sta parlando . In una teleconferenza , questa azione supera maleducazione e crea un ambiente in cui gli altri partecipanti hanno difficoltà a seguire la conversazione , comprensione di chi sta parlando , e inconsciamente l'assegnazione di credibilità. Per evitare confusione e garantire tutti i partecipanti sono confortevoli , interruzioni del diffusore dovrebbero essere limitate a eventi molto rari .
Formalmente aprire e chiudere la chiamata

organizzatori Conference call spesso si trovano in attesa per i partecipanti a comporre , e può essere difficile organizzare partecipanti quando casualmente entrano ed escono la chiamata . Per aggiungere qualche struttura alla chiamata , annuncia che la riunione ha formalmente iniziato circa 1-2 minuti dopo l' orario previsto di inizio ( o prima, se tutti i partecipanti hanno aderito ) . Quando la teleconferenza si conclude, indicano che l' incontro è finito ringraziando i partecipanti.