Come fare una teleconferenza

Condurre una teleconferenza è un ottimo modo per tenere una riunione , senza il fastidio di riservare sale riunioni e pagare le spese di viaggio . Tutto ciò che serve per ospitare una chiamata in teleconferenza è teleconferenza software o l'accesso a un sito web teleconferenza . Inoltre , seguendo pochi semplici passi , la chiamata teleconferenza scorrerà senza intoppi come si naviga vostra agenda. Istruzioni
iniziare scegliendo il provider giusto
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Scegliere un fornitore di teleconferenza . Alcuni fornitori , come freeconferenceservice.com e freeconference.com , vi permetterà di utilizzare i loro servizi gratuitamente . I servizi gratuiti hanno spesso limitazioni, come ad esempio la quantità di partecipanti ammessi su chiamata e la durata di ciascuna chiamata

servizi di teleconferenza da aziende , come AT & T o Clear Channel , possono richiedere di pagare una tassa , . Tuttavia , queste società spesso forniscono ulteriori vantaggi , come ad esempio un numero verde per voi e per i membri del suo partito a comporre per la chiamata , così come i bassi tassi al minuto .

Quando si sceglie un fornitore, considerare come molti partecipanti che ci si aspetta di essere sulla chiamata e il numero di coloro che sono chiamate a lunga distanza , durata della chiamata , e il numero di occorrenze teleconferenza . Chiedere al fornitore se offrono altre funzionalità , come ad esempio 24/7 supporto tecnico , servizio clienti, e la possibilità di passare al Web o videoconferenza .
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Pianificare un tempo per la chiamata in teleconferenza per quanto anticipo possibile . Alcuni fornitori di servizi di teleconferenza richiedono che si pianifica la vostra conferenza all'interno di una finestra di tempo assegnato , con la maggior parte chiedendo una prenotazione almeno 24 ore prima della chiamata. In alternativa , altri fornitori non possono richiedere una prenotazione anticipata . Questa è una caratteristica che dovrebbe informarsi prima di decidere su un provider teleconferenza .
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Creare un ordine del giorno . All'ordine del giorno , includere punti elenco di tutti gli oggetti di business per discutere durante la chiamata . L'ordine del giorno vi aiuterà a rimanere concentrato sui temi a portata di mano ed evitare di vagare su discussioni irrilevanti . Quindi , se vi capita di diventare distrarre durante la chiamata , si può guardare l'agenda per tornare in pista .
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partecipanti Email teleconferenza di anticipo . In questa e-mail , fornire loro un numero di telefono e pin per accedere alla chiamata . Dite loro il tempo della chiamata e fissare l'ordine del giorno finalizzato. Collegando l'ordine del giorno , i partecipanti possono preparare in anticipo per eventuali domande o commenti .
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Comporre nella linea di teleconferenza 15 minuti di anticipo . In questo modo, non dovrete preoccuparvi di essere tardivo . Potrai anche sapere , in anticipo , di eventuali difficoltà tecniche che possono sorgere . Se si verificano difficoltà tecniche , si può facilmente contattare il servizio clienti per ottenere il problema risolto .

Nota che alcuni fornitori di servizi di teleconferenza offrirà anche una caratteristica che permetterà ai partecipanti di " carillon in" quando arrivano sulla chiamata , anche se arrivano in ritardo .
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Stick all'ordine del giorno . Questo è molto importante quando il teleconferenza inizia a garantire tutti gli elementi sono discussi . E ' altrettanto importante dare il tempo per le domande e le risposte alla fine della chiamata . Siate cortesi e ascoltare senza interrompere o tagliare qualcuno fuori . Se non avete la risposta alla domanda o non si vuole affrontare il feedback a questo momento , elencheremo come un punto all'ordine del giorno della prossima teleconferenza .
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Terminare la chiamata in conferenza . Come l'ospite teleconferenza , si dovrebbe essere l'ultima persona a lasciare la linea .