Come fa un receptionist a rispondere ai telefoni?

1. Sii veloce:

- Cercare di rispondere alle chiamate entro tre o quattro squilli per creare un'impressione positiva del cliente.

2. Usa un saluto amichevole:

- Inizia con un saluto caloroso e accogliente, ad esempio "Buongiorno, [nome dell'azienda], questo è [il tuo nome]. Come posso aiutarti?"

3. Enunciazione chiara:

- Parla chiaramente e a un ritmo moderato in modo che i chiamanti possano comprendere facilmente le tue risposte.

4. Sorridi:

- Anche se chi ti chiama non può vederti, sorridere mentre parli ha un impatto positivo sul tuo tono di voce.

5. Identificare le esigenze del chiamante:

- Ascoltare attentamente per comprendere il motivo della chiamata del chiamante e raccogliere tutti i dettagli necessari.

6. Dirigere la chiamata:

- Trasferire tempestivamente le chiamate alla persona o al dipartimento appropriato o fornire al chiamante le informazioni di contatto, se disponibili.

7. Ricevi messaggi accurati:

- Se il destinatario non è disponibile, annota i dettagli essenziali del messaggio, incluso il nome del chiamante, il numero di contatto, un messaggio conciso e l'orario appropriato per una richiamata.

8. Utilizza un linguaggio professionale:

- Utilizzare sempre un linguaggio educato e rispettoso, anche in situazioni difficili.

9. Mostra pazienza ed empatia:

- Gestire le chiamate difficili con pazienza, comprensione ed empatia per mantenere la reputazione dell'azienda.

10. Seguito:

- Se ti è stato chiesto di dare seguito, assicurati che l'attività sia completata in modo tempestivo.

11. Mantenere la riservatezza:

- Trattare le informazioni del chiamante con la massima riservatezza e condividere solo ciò che è necessario.

12. Evita di interrompere:

- Consentire al chiamante di terminare di parlare prima di rispondere o trasferire la chiamata.

13. Utilizza metodi di trasferimento trasparenti:

- Quando si trasferisce una chiamata, pronunciare chiaramente il nome del chiamante e spiegare brevemente al destinatario il motivo del trasferimento.

14. Offri assistenza:

- Se non puoi fornire le informazioni che il chiamante cerca, offriti di scoprirlo o mettilo in contatto con qualcuno che può farlo.

15. Esercitati nell'ascolto attivo:

- Porre domande chiarificatrici per assicurarsi di comprendere appieno le esigenze e le richieste del chiamante.

16. Fornire informazioni di contatto:

- Fornire chiaramente le informazioni di contatto dell'azienda, come numero di telefono e orario di lavoro, se qualcuno ha bisogno di ricontattarci.

17. Esprimere gratitudine:

- Ringrazia il chiamante per la chiamata ed esprimi apprezzamento per essere entrato in contatto con la tua azienda.

18. Termina la conversazione con garbo:

- Usa una chiusura educata come "Grazie per aver chiamato [nome dell'azienda]. Buona giornata!"

19. Formazione continua:

- Aggiorna regolarmente le tue capacità di comunicazione attraverso formazione e feedback per mantenere un servizio clienti di prim'ordine.

20. Rimani professionale:

- Astenersi da conversazioni personali o pettegolezzi durante le chiamate.