Come rispondi alle persone che hanno una domanda specifica e non c'è modo di rispondere perché riguarda la tua area geografica. Parla ai supervisori?

Quando rispondi a persone con domande specifiche che esulano dall'ambito della tua area geografica e non riguardano i tuoi diretti supervisori, è fondamentale gestire la situazione in modo professionale e considerare i seguenti passaggi:

>1. Riconoscere la richiesta :

Inizia la tua risposta riconoscendo la domanda e mostrando comprensione. Di' qualcosa del tipo:"Grazie per avermi contattato con la tua domanda. Capisco la tua preoccupazione e desidero aiutarti a trovare le risorse giuste".

>2. Chiarire le limitazioni geografiche:

Spiega gentilmente che le tue responsabilità e competenze sono limitate a un'area geografica specifica. Menziona che potresti non essere completamente attrezzato per rispondere a domande al di fuori dell'area designata.

>3. Fornire informazioni pertinenti:

Se disponi di informazioni o risorse pertinenti disponibili nel tuo ambito geografico, condividile con l'individuo. Ciò dimostra la tua disponibilità ad aiutare in ogni modo possibile.

>4. Offri contatti alternativi:

Consigliare l'individuo su contatti o dipartimenti alternativi che potrebbero essere meglio attrezzati per gestire la sua domanda specifica. Fornire eventuali dettagli di contatto pertinenti o consigliare siti Web o risorse specifici.

>5. Inoltrare se necessario:

Se la domanda della persona è urgente o cruciale e non esiste un contatto alternativo, valuta la possibilità di inoltrare la questione al tuo supervisore. Spiegare la situazione e fornire le informazioni di contatto della persona per ulteriore assistenza.

>6. Seguito:

Se hai promesso di fornire ulteriori informazioni o risorse, assicurati di farlo tempestivamente. Ciò dimostra il tuo impegno nell'affrontare le loro preoccupazioni.

>7. Utilizza un linguaggio educato:

Durante la conversazione, usa un linguaggio educato e cortese. Evita di apparire sprezzante o disinteressato, perché vuoi mantenere un comportamento positivo e professionale.

>8. Enfatizzare la cooperazione:

Sottolinea il fatto che stai facendo del tuo meglio per aiutarli a trovare le risorse appropriate e che apprezzi i loro sforzi nella ricerca di informazioni.

>9. Documentare l'interazione:

Conserva un registro dell'interazione, inclusa la domanda dell'individuo, le limitazioni che hai chiarito e tutti i contatti alternativi forniti. Questa documentazione può essere utile in caso di domande future relative all'argomento.

>10. Chiedi consiglio ai supervisori:

Se incontri frequentemente situazioni simili, valuta la possibilità di discuterne con i tuoi supervisori. Possono fornire ulteriori indicazioni su come gestire tali richieste in modo efficace e garantire una comunicazione semplificata all'interno dell'organizzazione.

Seguendo questi passaggi, puoi rispondere a domande specifiche al di fuori del tuo dominio in modo professionale e utile, assicurando che le persone ricevano un'assistenza adeguata pur mantenendo la concentrazione sulle tue responsabilità all'interno della tua area geografica.