Come stampare assegni con Excel
Se gestisci una piccola impresa, il libro paga è una parte delle operazioni costosa e dispendiosa in termini di tempo. Tuttavia, grazie alla tecnologia, non devi pagare un servizio di terze parti o investire in software costosi per creare assegni cartacei. Puoi stampare facilmente gli assegni delle buste paga da Excel, ma è essenziale disporre della carta e dell'inchiostro giusti per la stampa per garantire che i tuoi dipendenti possano depositare la loro retribuzione.
Verifica modello di stampa Excel
Il primo passaggio se si desidera stampare gli assegni delle buste paga da Excel è trovare un modello. Puoi trovarli facilmente attraverso una ricerca sul web. I modelli di base forniti con Excel non includono i controlli, ma puoi trovare modelli utili per la documentazione di supporto come i fogli presenze.
Dopo aver trovato e scaricato un modello di stampa di assegni per Excel, inserisci le informazioni specifiche del destinatario e del denaro erogato. Salva l'assegno come PDF, che puoi quindi stampare e distribuire al dipendente.
Avere un modello PDF per la stampa di assegni non è sufficiente. Le istituzioni finanziarie sono diligenti nel prevenire le frodi, quindi non puoi stampare un assegno su carta normale e spacciarlo per ufficiale. Se possibile, ottenere i requisiti dagli istituti finanziari utilizzati dai tuoi dipendenti per assicurarsi che i tuoi assegni non vengano negati. Questi possono includere specifiche di carta, dimensioni e caratteri.
Trovare la carta giusta
Dopo aver utilizzato il modello per la stampa degli assegni in Excel e aver creato gli assegni in formato PDF, il passaggio successivo consiste nel verificare che la carta e l'inchiostro da utilizzare per gli assegni funzionino con la stampante che già possiedi. In caso contrario, devi acquistare una nuova stampante.
Quando stampi l'assegno su una stampante, deve essere su una carta più pesante di quella che usi per la stampa quotidiana. Ad esempio, Bank of America richiede che gli assegni siano su carta con le seguenti specifiche:
- Di dimensioni comprese tra 7,75 x 2,75 pollici e 8,75 x 3,667 pollici
- Tra 24 libbre e 44 libbre di peso
- La grana della carta scorre orizzontalmente.
La buona notizia è che puoi acquistare carta per assegni che soddisfa la maggior parte dei requisiti bancari. Visita un negozio di forniture per ufficio locale o acquista online e assicurati che la carta sia compatibile con il tipo di stampante che hai.
Trovare l'inchiostro giusto
Non puoi semplicemente eseguire i tuoi assegni tramite una stampante utilizzando cartucce di inchiostro standard. Le banche richiedono il Riconoscimento dei caratteri dell'inchiostro magnetico inchiostro o toner per assegni. Se stai stampando su una stampante a getto d'inchiostro, hai bisogno dell'inchiostro MICR, mentre la stampa degli assegni su una stampante laser richiede il toner MICR.
Se prevedi di stampare gli assegni delle buste paga da Excel, dovresti prestare attenzione anche ai requisiti bancari sull'inchiostro. Con Bank of America, non puoi utilizzare la modalità fronte/retro per stampare i tuoi assegni. Se le tue buste paga sono fronte-retro, il retro deve essere stampato con inchiostro non MICR. Se sfrutti le funzionalità di sicurezza per prevenire manomissioni, come filigrane o vuoti chimici, assicurati che il tuo processo di stampa sia conforme alle normative delle banche di destinazione.