Usi dell'e-mail nelle aziende
L'e-mail è uno degli strumenti di comunicazione aziendale più diffusi negli ultimi anni. Gli usi della posta elettronica nelle aziende includono la comunicazione con colleghi e clienti, la pianificazione di riunioni, l'invio di notifiche automatizzate e la condivisione di newsletter con clienti vecchi e nuovi. Uno dei vantaggi dell'e-mail nella comunicazione aziendale è che è così onnipresente che tutti danno per scontato che chiunque abbia accesso a Internet possa inviare e ricevere e-mail. La posta elettronica è stata utilizzata anche da alcuni truffatori e hacker negli ultimi anni, quindi è importante prestare attenzione ai messaggi fraudolenti.
Usi della posta elettronica negli uffici
Un ruolo importante dell'e-mail nella comunicazione aziendale è connettere le persone all'interno della stessa azienda o organizzazione. Le email vengono utilizzate molto frequentemente per porre domande ai colleghi senza doverli disturbare con una telefonata o un colpetto sulla spalla. Vengono utilizzati per inviare annunci di riunioni e verbali, distribuire moduli importanti e condurre sondaggi sul luogo di lavoro.
Molti uffici hanno varie mailing list interne a cui le persone possono inviare messaggi per portarli a una particolare unità dell'azienda, sia che si tratti di tutti coloro che lavorano nelle risorse umane che potrebbero aver bisogno di vedere un aggiornamento della politica delle ferie o di tutti coloro che lavorano in un determinato piano che dovrebbero sapere che è il compleanno di un collega. L'e-mail viene spesso utilizzata anche con gli strumenti di calendario integrati da fornitori come Microsoft e Google per programmare riunioni e altri eventi.
Email allegati sono comunemente usati come mezzo per condividere file, da documenti Microsoft Word a campioni di materiale pubblicitario come loghi o jingle.
Le persone controllano sempre di più le e-mail aziendali su dispositivi personali come gli smartphone , che consente loro di rimanere in contatto con i colleghi al di fuori dell'ufficio. Questo può essere sia positivo che negativo:le persone possono lavorare più facilmente da casa o fare il check-in rapidamente durante i pendolari mattutini, ma possono anche avere meno ore di vero riposo quando non sono in ufficio.
Etichetta e-mail sul posto di lavoro
Il ruolo fondamentale dell'e-mail nella comunicazione aziendale non sorprende che si siano evolute regole di etichetta formali e informali attorno all'e-mail.
Le persone generalmente cercano di indirizzare le email con un un certo grado di professionalità , assicurandoti di avere un oggetto chiaro e conciso che rende le email facili da individuare nella posta in arrivo e presta almeno un po' di attenzione a grammatica, ortografia e lettere maiuscole . La maggior parte delle persone cerca di evitare di fare qualsiasi tipo di commento fuori colore nelle e-mail aziendali, comprese battute di gusto discutibile, riferimenti a politica e religione o qualsiasi battuta ai datori di lavoro.
Alcune persone cercano anche di apparire allegre nelle e-mail aziendali, poiché è difficile determinare il tono guardando solo un messaggio scritto. Questo può essere fatto con l'uso di punti esclamativi o emoji, anche se esagerare può sembrare poco professionale. In genere, ti consigliamo di seguire l'esempio di altri nella tua organizzazione quando si tratta di come redigere email a colleghi o clienti.
Molte organizzazioni hanno le proprie politiche sulla posta elettronica, come la richiesta di aggiungere un particolare formato di firma a ciascuna posta in uscita. Alcuni luoghi di lavoro hanno politiche su quando, se mai, l'e-mail aziendale può essere utilizzata per motivi personali. Molti hanno anche criteri su quando le email devono essere conservate o eliminate per motivi di sicurezza.
Messaggi e-mail automatizzati
La ricezione di messaggi di posta elettronica automatizzati dalle organizzazioni con cui fai affari è diventata un'abitudine. I punti vendita online inviano notifiche di vendita, conferme di acquisto e aggiornamenti sui programmi di spedizione. I giornali e altre organizzazioni mediatiche inviano e-mail automatizzate con titoli e aggiornamenti di notizie .
Esistono diverse aziende che possono inviare e-mail automatizzate per le aziende, comprese le e-mail di marketing e quelle attivate da un acquisto, a volte chiamate e-mail transazionali . Alcune leggi regolano quando le aziende possono memorizzare gli indirizzi e-mail delle persone, quando è necessario consentire alle persone di rifiutare le e-mail e quando possono inviare messaggi di marketing. Assicurati di essere conforme alle norme della tua giurisdizione e, potenzialmente, nei luoghi in cui le persone a cui invii un'email lavorano o risiedono.
Alcuni provider di posta elettronica commerciali possono aiutarti a gestire le disdette, gli elenchi di abbonamenti e altre informazioni. Guardati intorno per trovarne uno che soddisfi le tue esigenze a un prezzo che ti piace.
Il mondo delle newsletter via e-mail
Inviare un'e-mail a newsletter sono diventati sempre più popolari negli ultimi anni. Alcune aziende li utilizzano per contattare i clienti e informarli su vendite, nuovi prodotti o servizi esistenti. Ad esempio, un'impresa di pulizie di piscine potrebbe inviare una newsletter per ricordare alle persone i suoi servizi con l'avvicinarsi dell'estate, oppure uno studio di podcast potrebbe inviare newsletter via email che annunciano una nuova serie o una nuova stagione di uno spettacolo esistente.
In altri casi, la newsletter stessa è il prodotto . Alcune organizzazioni di media e altri gruppi hanno avuto successo con newsletter a pagamento che contengono informazioni non disponibili altrove. Alcuni di questi vengono creati con piattaforme specializzate o tramite strumenti di crowdfunding come Patreon.
Come con altre email commerciali, se invii una newsletter via email, dovresti assicurarti di avere il consenso esplicito delle persone a cui stai inviando messaggi e che abbiano un modo semplice per annullare l'iscrizione . Potresti invitare le persone a iscriversi a una newsletter quando visitano il tuo sito o quando completano una transazione, ad esempio. Naturalmente, se offri una newsletter a pagamento, dovrai assicurarti che le persone abbiano un modo semplice per annullare le proprie iscrizioni e interrompere la fatturazione.
Rischi di frode via e-mail
Frode via email, spesso nota come phishing , è diventato prevalente negli ultimi anni. I truffatori inviano email a persone che si spacciano per istituzioni affidabili o anche singoli colleghi, cercando di indurre i destinatari a inviare denaro o fornire informazioni preziose come nomi utente e password. In alcuni casi, queste e-mail vengono inviate in massa a un numero enorme di destinatari, ma in altri casi sono specificamente mirate a determinati destinatari.
Il malware viene talvolta distribuito anche tramite e-mail, di solito tramite allegati o collegamenti a siti ombreggiati inclusi nei messaggi di posta elettronica. In alcuni casi, se il file sospetto viene aperto, infetterà il computer del destinatario e utilizzerà il suo software di posta elettronica per inviare più copie di se stesso ai contatti del destinatario originale.
Per evitare di cadere vittima di truffe via email, dai un'occhiata da vicino agli indirizzi da cui provengono i messaggi e assicurati che corrispondano effettivamente alle persone o alle istituzioni da cui affermano di provenire. Verifica che tutti i collegamenti nelle e-mail vadano ai siti a cui dichiarano di collegarsi. Se ricevi un'e-mail inaspettata con un allegato, controlla che provenga effettivamente dalla persona da cui afferma di provenire, anche se devi chiamare o inviare un messaggio a quella persona per confermare l'identità.
Molte aziende hanno software antivirus per scansionare la posta in entrata e in uscita alla ricerca di malware, ma è comunque bene essere vigili per evitare truffe.
Alternative all'e-mail
In alcuni uffici, la posta elettronica viene sempre più sostituita da un software di messaggistica istantanea , come Microsoft Teams o Slack. Le aziende utilizzano anche strumenti di messaggistica e software di social networking per parlare con i clienti, spesso tramite chat box automatizzate o collegamenti inseriti nei siti Web aziendali.
Queste piattaforme in tempo reale possono spesso essere più veloci e convenienti rispetto all'utilizzo della posta elettronica. Molti semplificano anche la condivisione di file o persino l'impostazione di sessioni di videoconferenza e voce, cosa che non può essere eseguita direttamente tramite e-mail.
Tuttavia, è improbabile che queste piattaforme sostituiranno completamente la posta elettronica in tempi brevi.