Come utilizzare le etichette Avery 5160 su Excel
Le etichette Avery sono un noto prodotto standard per ufficio e le etichette 5160 (tra le altre dimensioni) sono compatibili con i prodotti Microsoft. Puoi stampare etichette Avery da Excel, ma alla fine il processo richiede una stampa unione per classificare i campi etichetta e importarli in un formato etichetta.
Durante il processo di stampa unione, imposti colonne di dati in Excel e quindi abbini quelle con i campi di formattazione in Microsoft Word. Il processo non è complicato, ma richiede tempo per impostare correttamente la formattazione. Anche elenchi di contatti di grandi dimensioni o altre forme di dati in Excel richiedono più tempo per essere completati.
L'alternativa all'utilizzo di Excel con Word è digitare manualmente ciascuna etichetta o eseguire una stampa unione tramite un altro programma compatibile come Microsoft Outlook. L'opzione Microsoft Outlook è interessante solo se utilizzi già il servizio come gestore della posta.
Le etichette Avery sono standard nella formattazione delle etichette di Microsoft Word e il dimensionamento è già memorizzato in una preimpostazione, il che le rende una scelta eccellente per il processo di etichettatura. Anche altri marchi e layout di etichette comuni sono archiviati nella formattazione dell'etichetta per Microsoft.
Modi per utilizzare Excel per le etichette
Prima di passare a Excel e utilizzare il programma per ospitare i tuoi dati, considera se Excel è l'uso migliore per la tua situazione particolare. Se stai creando un numero limitato di etichette, ad esempio meno di 100 con informazioni minime, la digitazione delle informazioni direttamente in un documento Word formattato con etichetta è un'opzione migliore. Ciò è particolarmente vero per un elenco monouso.
Excel è l'ideale per ospitare una grande quantità di informazioni come un elenco di contatti con nome, indirizzo e altre informazioni per centinaia o addirittura migliaia di persone. Gli elenchi in continua crescita ed evoluzione sono facili da gestire in Excel.
La cartella di lavoro di Excel non è una buona scelta per la stampa di etichette per l'elenco gestito, ma la formattazione semplifica lo spostamento dei dati in altri programmi e formati. Ad esempio, puoi caricare facilmente un elenco di contatti in un gestore di posta elettronica da Excel.
Utilizzare Excel se le informazioni sono importanti e verranno utilizzate continuamente. In caso contrario, valuta la possibilità di digitare manualmente le informazioni direttamente in un documento di Word.
Formattazione per stampare etichette Avery
In Excel, formattare i campi dell'etichetta utilizzando le intestazioni di colonna. Ad esempio, intesta ogni colonna con un campo specifico come nome , cognome , indirizzo , città , stato , Codice postale , indirizzo email e qualsiasi altra informazione che conservi sui contatti. Impostare una colonna per ogni specifico insieme di dati è importante quando arriva il momento di formattare le etichette.
Ogni riga corrisponde a un singolo contatto o set di dati. L'utilizzo di un'intestazione di colonna per ogni informazione massimizza la tua capacità di posizionare le informazioni sulle etichette in un secondo momento quando utilizzi il processo di stampa unione. At this point, save the Excel worksheet and exit the program. Then, open Microsoft Word to run the mail merge and ultimately print the labels.
Format the Labels in Word
Head to the Mailings tab in the new Word document and select the Start Mail Merge opzione. Select Labels and click Label Options. This is where you format the Word document for the Avery 5160 labels.
Choose continuous feed printer or page printer based on the model you use. Below the printer options are the label options. Select the drop-down menu to view the suppliers and select Avery from this list.
Another list generates with all the Avery label styles. Click the 5160 model labels and select OK . The Word document sizes the labels to match the exact spacing and design necessary.
Now, click File and select the Advanced option to connect Excel to Word. Mark the Confirm file format conversion check box and select OK . Return to Mailings and click Select Recipients to locate your Excel file. Select the file to merge the information with Word.
Format the way your data should look on the labels in the Mailings settings as well. Use the <
An address label typically hosts the name, street address, city, state and ZIP code. You can also add a company name or any custom field as long as it exists in an Excel column. Format each column heading in the exact manner you want it to appear. This includes the spacing between words and the line on which it exists.
Adjust the font settings in this area as well. Using the default font as mapped from Excel works fine, but custom styling is an easy option for labels. Just run a print preview after merging to make sure the font and text size fit on the label.
Mail Merge Labels and Print
Now the Avery labels are formatted, and the information is connected. Click Match Fields under Mailings and make sure the column headings from Excel match the <
Click Finish and Merge under the Mailings tab to complete the process. Fai clic su Stampa to send the job to your printer. Place the Avery labels in the printer tray before executing the print function.
Also, do a print preview to double-check alignment and spacing and to locate any errors. Labels and printer ink are costly, and double-checking the file ensures you do not need to print more than one time.
Microsoft Outlook Shortcut
An alternative exists to running a mail merge between Excel and Word. The Outlook option is specific to contact lists, but it offers an easy method for loading contacts from Excel into the Outlook contact manager.
If you maintain email contact with anyone on the list, this feature is especially useful. Enter Outlook and choose Add contacts and select From file. You can use Excel or a standard CSV file to achieve the same result. Select the file and import everything into the Outlook manager.
Now, running a mail merge in Word is a much shorter process. Select all the desired contacts using the Shift +Control keyboard command to highlight multiple contacts.
Go to the Home tab in Outlook and choose Mail Merge followed by Only Selected Contacts . Choose the contact fields you want on the labels or click All Contact Fields to transfer everything. Choose New Document and select the type of document. Mailing Labels is the most obvious selection on the list.
This action triggers a Word document to open, and all the contact information is mapped and ready. You still need to use Word to select the Avery label style, but the process is the same as listed above.
If you are prudent, enter the Write and Insert Fields section in Word to double-check the mapping. You can also run a print preview to ensure everything is laid out correctly and ready to print. Otherwise, you are all set and can print out the labels quickly using the Outlook mail merge process.