Istruzioni dettagliate per creare un foglio di calcolo Excel

Quando lavori con i dati, i fogli di calcolo possono essere un modo pratico per organizzare tutto in un formato di facile comprensione. I fogli di calcolo sono ideali per impostare i budget, monitorare i progressi dei progetti e pianificare. Nell'era pre-tecnologica, le aziende utilizzavano registri cartacei per tenere traccia di queste cose, ma ora Microsoft Excel è lo strumento preferito. Fortunatamente, la creazione e l'aggiornamento di fogli di calcolo Excel è relativamente semplice.

Come creare un foglio di calcolo

Un foglio di calcolo ha la stessa configurazione sia su carta che sullo schermo del tuo computer. Hai righe che iniziano dall'alto e continuano per la durata dei dati. Ci sono anche colonne , che iniziano sul lato sinistro del foglio di lavoro e continuano a destra fino all'altezza necessaria. Il punto in cui una riga incontra una colonna corrispondente è chiamato cella .

In Microsoft Excel, a ogni riga viene assegnato un numero , mentre ogni colonna ha una lettera . Quindi la prima cella è A1. Se assegni a ogni colonna un'intestazione, la prima riga è riservata a tale scopo, richiedendoti di inserire un titolo per ogni colonna. Se stai monitorando un budget, ad esempio, la prima colonna potrebbe essere i prodotti, mentre la colonna B è il denaro che hai speso e la colonna C, l'imposta che hai pagato, seguita dal prezzo totale nella colonna D.

Creazione di un foglio di calcolo Excel

Se hai Microsoft Office, Excel è incluso nel pacchetto. Vai al tuo elenco di applicazioni e scegli Microsoft Excel dall'elenco. Seleziona File e Nuovo per aprire un nuovo foglio di lavoro con il titolo predefinito di Libro1 . Nella parte inferiore dello schermo, c'è una scheda che legge Foglio1 .

Come con Microsoft Word, hai una barra multifunzione nella parte superiore dello schermo che ti consente di personalizzare il documento e formattare le celle. In Casa , puoi inserire il testo in grassetto o modificare il tipo e la dimensione del carattere. Puoi anche modificare l'allineamento del testo all'interno di ciascuna cella in allineato a sinistra, allineato a destra o centrato.

Cartelle di lavoro contro fogli di lavoro

Una cosa che può confondere inizialmente è la terminologia. Ogni nuovo documento che apri in Excel è chiamato cartella di lavoro. All'interno di ogni cartella di lavoro, crei un foglio di lavoro, che vedrai come una scheda nella parte inferiore dello schermo. Per impostazione predefinita, un nuovo foglio di lavoro si chiama Foglio1, ma puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e scegliere Rinomina per dargli il nome che desideri.

Per creare un nuovo foglio di lavoro, fai clic sul simbolo + accanto alla scheda del foglio di lavoro nella parte inferiore dello schermo. Puoi inserire un foglio di lavoro tra due che hai già creato facendo clic con il pulsante destro del mouse su una scheda e scegliendo Inserisci foglio . Puoi spostare i fogli facendo clic sulla scheda desiderata e trascinandola a destra o a sinistra di dove si trova attualmente.

Utilizzo della funzione Somma

Una delle funzionalità più utili di un foglio di calcolo Excel è il suo Sum.automatica caratteristica. Per vedere come funziona questa formula, digita una serie di numeri in una colonna e quindi fai clic sulla cella vuota sotto l'ultimo numero. Sulla barra multifunzione, fai clic su Formule e Somma automatica . Vedrai la formula per la somma automatica nell'ultima casella, ad esempio =SOMMA(A1:A4) . Quando fai clic su Invio , la formula somma le righe sopra di essa e inserisce la somma nella casella che contiene la formula.

Puoi anche scrivere le tue formule. Man mano che ti senti più a tuo agio con questa funzione, puoi estendere ciò che puoi fare all'interno dell'applicazione. Nella formula Somma automatica =SOMMA(A1:A4) , ad esempio, la formula indica a Excel di sommare gli elementi nelle righe da A1 a A4.

Tabelle pivot per organizzare i dati

Quando inizi a lavorare con grandi volumi di dati, sentirai un bisogno crescente di gestire tutto in modo più efficiente. Una tabella pivot è integrato in Excel come un modo per organizzare facilmente le informazioni. Invece di ordinare manualmente righe e righe di informazioni, puoi impostare le cose per ottenere rapidamente i dati di cui hai bisogno.

Con una tabella pivot, non stai riorganizzando il foglio Excel o modificando i dati al suo interno. Invece, stai girando i dati in un modo diverso - da cui il nome "pivot" - per guardarli da una direzione diversa. Puoi inserire le informazioni manualmente o lasciare che Excel faccia il lavoro per te.

Creazione di una tabella pivot

Se vuoi creare una tabella pivot per il tuo foglio Excel, il modo più semplice è lasciare che Microsoft ne consigli una per te. In Inserisci , fai clic sulla freccia a discesa accanto a Tabelle e scegli Consiglia tabelle pivot . A quel punto, Microsoft ti presenta diverse opzioni per organizzare i tuoi dati.

Se ti senti avventuroso, puoi creare la tua tabella pivot in base ai dati che hai inserito. In Inserisci , vai alla freccia del menu a discesa accanto a Tabelle e seleziona Tabella pivot . Puoi scegliere di inserire la tabella pivot nel foglio di lavoro esistente o di iniziare un nuovo foglio di lavoro con le informazioni. Dopo aver selezionato Invio , potrai iniziare a creare il tuo rapporto.

Creazione di un dashboard in Excel

Un'altra utile funzionalità di Excel è il dashboard , che può tenere traccia dei tuoi dati in un unico posto. Poiché le aziende tendono a prendere decisioni basate sui dati, questo tipo di informazioni di facile accesso sta diventando essenziale. Il modo migliore per garantire il successo durante la creazione di una dashboard è innanzitutto pianificare ciò che speri di ottenere in questo modo. Le metriche che devi raccogliere dovrebbero essere elencate molto prima di iniziare a creare.

Quando sei pronto per iniziare, importa i tuoi dati in Excel se non sono già presenti. Quindi, apri una nuova cartella di lavoro e imposta uno o due fogli di lavoro aggiuntivi aggiungendo le schede in basso. I fogli extra sono dove nascondi i tuoi dati extra. Quindi aggiungi un diagramma di Gantt scegliendo Inserisci , Grafici e la seconda opzione. Per inserire i tuoi dati, fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico e scegli Seleziona dati .

Creazione di una pianificazione in Excel

Tra i molti usi aziendali di Excel c'è la creazione di programmi. Se gestisci un'attività con dipendenti part-time che seguono un programma settimanale, Excel può essere utile. Dopo un breve tutorial su Excel, puoi iniziare a creare un programma per il tuo team.

Per creare una pianificazione, apri Excel e inserisci Programmi nella Cerca in tutti i modelli casella nell'angolo in alto a destra. Scegli il modello che meglio si adatta a ciò che stai cercando di fare. In questo caso, è probabile che sia Programma dei turni dei dipendenti o Turno settimanale dei dipendenti orario. Una volta lì, puoi digitare i nomi fittizi con i nomi dei tuoi dipendenti, aggiungere righe ed eliminare intestazioni in modo da poter modificare gli orari elencati.

Creazione di una macro in Excel

Le macro sono un pratico strumento Microsoft che ti consente di risparmiare tempo, designando semplici comandi per le attività più complicate che esegui ogni giorno. Creare e utilizzare le macro è sorprendentemente facile, soprattutto una volta che ci si prende la mano. Innanzitutto, dovrai aggiungere lo Sviluppatore scheda scegliendo Excel> Preferenze> Nastro e barra degli strumenti . Controlla lo Sviluppatore casella nell'elenco a destra e salvare la modifica.

Per creare una macro, scegli Registra macro sullo Sviluppatore scheda. Assegna un nome alla macro, inserisci il tasto di scelta rapida a cui vuoi puntare all'azione e premi OK . Esegui immediatamente l'azione che desideri registrare, quindi premi Interrompi registrazione nello Sviluppatore scheda. Ogni volta che vuoi eseguire quell'azione, premi semplicemente la sequenza di parole chiave che hai specificato quando hai registrato la macro.

Crea un grafico a torta di Excel

Le lunghe liste di numeri possono essere noiose. Puoi ravvivare qualsiasi foglio di calcolo Excel aggiungendo elementi visivi. Un grafico a torta è un ottimo modo per mostrare le percentuali, poiché ogni sezione della torta rappresenta un segmento delle informazioni che stai trasmettendo.

Per creare un grafico a torta, devi prima avere i dati in un foglio di calcolo. Se hai intervistato 100 persone, fai un elenco in una colonna delle risposte e il numero di persone che scelgono ciascuna risposta nella colonna direttamente accanto ad essa. Seleziona le informazioni che desideri includere nel grafico a torta e scegli Inserisci nella barra dei menu e Torta . Quindi seleziona lo stile che preferisci.

Crea un grafico a barre di Excel

Un grafico a barre è migliore per mostrare come qualcosa è cambiato nel tempo o per confrontare vari elementi l'uno con l'altro. Se, ad esempio, hai intervistato un grande gruppo di persone sugli argomenti a cui sono più interessati, puoi utilizzare un grafico a barre per mostrare come hanno risposto gli uomini e le donne per ciascuna area tematica.

Dopo aver inserito le informazioni in un foglio Excel, seleziona i dati che desideri includere e scegli Inserisci> Grafico> Barra dalla barra dei menu. Le informazioni vengono visualizzate automaticamente come un grafico a barre. Puoi modificare il layout del nuovo grafico a barre nella barra multifunzione nella parte superiore dello schermo, inclusa l'aggiunta di elementi del grafico, la regolazione rapida del layout e la modifica dei colori utilizzati per illustrare i tuoi dati.

Crea etichette postali in Excel

Molte aziende trovano che un foglio di calcolo Excel sia uno strumento utile per organizzare e gestire grandi mailing list. Sebbene esistano app di database più complesse per le aziende che dispongono di mailing list ingombranti, Excel può funzionare perfettamente per le aziende che stanno ancora creando e sviluppando un database di clienti. Può anche essere un modo rapido e indolore per creare etichette postali da un piccolo elenco di nomi che hai preso online o dalle risposte a una promozione.

Prima di poter creare etichette postali, è necessario creare la mailing list in un modo che possa essere facilmente trasformata in indirizzi. Se desideri stampare etichette, tuttavia, devi andare su Microsoft Word e scegliere il tipo di invio che desideri eseguire da Avvia stampa unione menu a discesa in Mailing . Se desideri utilizzare l'elenco che hai impostato in Excel, fai clic sulla freccia a discesa accanto a Seleziona destinatari e scegli Utilizza un elenco esistente . Quindi, collega il tuo documento Excel.

Come stampare un foglio di calcolo

Nessun tutorial di Excel sarebbe completo senza rivedere come stampare il documento che hai creato. La stampa in Excel può essere un po' complicata, richiedendo un paio di passaggi aggiuntivi se vuoi delle linee della griglia o devi controllare l'area del documento che vuoi stampare. Poiché una cartella di lavoro può contenere più fogli di lavoro, devi anche assicurarti di stampare solo i fogli di cui hai bisogno.

Prima di stampare, seleziona i fogli di lavoro che desideri stampare. Se desideri stampare più fogli, tieni premuto il Maiusc mentre si fa clic sulle schede. Scegli File> Stampa> Mostra dettagli . Qui puoi scegliere se stampare i fogli attivi o l'intera cartella di lavoro, oltre a scegliere l'orientamento. Tuttavia, se desideri stampare griglie o intestazioni, devi indicarlo prima di scegliere File> Stampa selezionando Opzioni foglio sotto il Layout di pagina scheda e selezionando le caselle per stampare quegli elementi.