Reindirizzamento di Outlook vs. Inoltrare

In alcune circostanze, ad esempio quando sei lontano dall'ufficio ma devi controllare la posta elettronica o quando ti destreggi tra più account di posta elettronica, Microsoft Outlook utilizza una serie di comandi chiamati regole per inoltrare o reindirizzare automaticamente i messaggi in arrivo. L'inoltro e il reindirizzamento della posta possono essere applicati anche a singoli messaggi senza creare una regola.

Regole

Outlook utilizza i comandi del programma, noti come regole o filtri, per aiutare a gestire la posta elettronica, organizzare i messaggi e mantenere l'attività. La procedura guidata per le regole e gli avvisi incorporata consente agli utenti di specificare le condizioni in base alle quali Outlook eseguirà automaticamente una o più azioni o attività. Le regole popolari includono lo spostamento dei messaggi da una determinata persona in una cartella designata, la segnalazione di messaggi da un determinato mittente per il follow-up e l'invio di un avviso mobile alla ricezione di un'e-mail contenente determinate parole. Tra le regole create dall'utente ci sono i comandi per inoltrare e reindirizzare automaticamente i messaggi in arrivo.

Inoltro

Quando l'e-mail viene inoltrata, viene visualizzato un "FW:" all'inizio della riga dell'oggetto e, per impostazione predefinita, il corpo dell'e-mail contiene il messaggio originale e i dettagli della cronologia del messaggio. Il messaggio originale rimane nella tua casella di posta o nella cartella designata. Crea una regola per inoltrare automaticamente i messaggi da o verso un determinato account se determinate informazioni vengono condivise regolarmente con colleghi o altre parti e desideri far sapere che fai parte della cronologia dei messaggi. Ad esempio, un assistente incaricato di coordinare le riunioni settimanali del pranzo potrebbe impostare una regola per inoltrare automaticamente le email dal ristoratore aziendale contenenti la parola "fattura" all'ufficio contabilità.

Reindirizzamento

Un messaggio viene spesso reindirizzato quando viene ricevuto per errore. La principale differenza tra l'inoltro e il reindirizzamento è che mentre l'inoltro apporta automaticamente modifiche alla tua e-mail e include dettagli sulla cronologia dei messaggi, il reindirizzamento invia discretamente l'e-mail alla parte designata nel suo stato originariamente scritto, facendo sembrare che sia stata ricevuta direttamente da il mittente originale. Questa è una funzione utile se la parte designata non ha bisogno di sapere che hai ricevuto l'e-mail. Per tua conoscenza, il reindirizzamento lascia anche una copia del messaggio nella tua posta in arrivo o nella cartella designata. Imposta una regola per reindirizzare automaticamente la posta se devi reindirizzare regolarmente i messaggi ad altre parti. Ad esempio, un laureato che continua a ricevere i messaggi inviati all'account e-mail della sua scuola potrebbe impostare una regola per reindirizzare automaticamente la posta a un nuovo indirizzo e-mail.

Considerazioni

A volte i mittenti utilizzano Information Rights Management, un'opzione Microsoft che assegna autorizzazioni ai messaggi di posta elettronica, impedendo ai destinatari di inoltrare, reindirizzare o condividere il messaggio in altri modi. È buona norma in questi casi informare il mittente che non sei il destinatario previsto, nel caso in cui tu abbia ricevuto l'e-mail per errore. Il mittente può rimuovere o modificare i permessi, oppure può inviare di nuovo il messaggio stesso. Inoltre, per coloro che inoltrano un messaggio, soprattutto se l'e-mail contiene dati sensibili, reindirizzare la posta a un indirizzo al di fuori della rete della tua azienda potrebbe violare le politiche interne e le leggi sulla privacy.