Come creare totali e subtotali in Microsoft Access

Microsoft Access dispone di molti strumenti integrati per personalizzare i report e aumentarne l'usabilità. Invece di sommare manualmente i valori nel report, Access calcola i totali e i subtotali dei gruppi. I valori si aggiorneranno automaticamente ogni volta che aggiungi, rimuovi o modifichi record per il tuo rapporto. Non dovrai perdere tempo a organizzare, ordinare o ricalcolare i tuoi campi. Dopo aver impostato i totali e i subtotali, tutto ciò che devi fare è stampare il rapporto e presentare le tue informazioni.

Passaggio 1

Apri il rapporto in "Vista Progettazione" facendo clic con il pulsante destro del mouse sul titolo nel "Riquadro di navigazione" e selezionando "Vista Progettazione". Questa modalità consente di apportare modifiche al contenuto, alla struttura e all'aspetto del report. Fai clic sul pulsante "Raggruppa e ordina" nella scheda "Progettazione" della barra multifunzione nella parte superiore della pagina per apportare modifiche all'organizzazione del rapporto.

Passaggio 2

Fai clic su "Aggiungi un gruppo" per raggruppare i tuoi record in base a determinati campi. Seleziona il campo che determinerà il tuo totale parziale nella casella a discesa accanto a "Raggruppa su". Fare clic sul pulsante "Altro" per selezionare opzioni aggiuntive.

Passaggio 3

Fai clic su "senza totali" e seleziona le caselle di controllo che determinano la posizione dei totali parziali. Seleziona "Mostra totale generale" per creare un'espressione di totali per l'intero rapporto. Seleziona "Mostra subtotale nell'intestazione del gruppo" o "Mostra subtotale nel piè di pagina del gruppo" per inserire l'espressione del totale parziale nel rapporto.

Passaggio 4

Fare clic sulla casella a discesa "Totale attivo" per selezionare il campo che contiene i numeri per il totale. In "Tipo", seleziona se desideri contare il numero di record oi valori in quel campo. Salva il rapporto e passa a "Visualizzazione rapporto" dalla scheda "Visualizza" sulla barra multifunzione per rivedere le modifiche.

Suggerimento

Puoi ordinare i tuoi sottogruppi selezionando "Aggiungi un ordinamento" sotto l'intestazione del gruppo nelle opzioni "Raggruppa e ordina".