Come utilizzare Outlook per pianificare le sale conferenze
In un ufficio affollato con più sale conferenze, può essere difficile tenere traccia di quali sale conferenze sono in uso ea che ora. Il calendario in Microsoft Outlook può essere utilizzato per pianificare riunioni, appuntamenti ed eventi e può essere utilizzato anche per eventi a livello di ufficio, come la pianificazione delle sale conferenze. Puoi configurare un calendario per programmare tutte le sale conferenze, in modo che il personale possa vedere facilmente la disponibilità delle sale conferenze a qualsiasi ora e data.
Passaggio 1
Apri Microsoft Outlook. Fai clic su "Calendario" nel pannello Preferiti. Fai clic con il pulsante destro del mouse su "Calendario" e seleziona "Nuovo calendario". Inserisci un nome per il nuovo calendario, ad esempio "Programmazione della sala conferenze".
Passaggio 2
Fare clic su "Vista programma" nell'interfaccia della barra multifunzione. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario e seleziona "Nuovo appuntamento".
Passaggio 3
Fai clic su "Categorizza" nella barra multifunzione e seleziona "Tutte le categorie". Evidenzia una categoria di colore e fai clic su "Rinomina". Inserisci un nome per la categoria, ad esempio "Sala conferenze 1" o "Sala conferenze della lobby". Rinominare ulteriori categorie di colori, una per ogni sala conferenze. Fai clic su "OK".
Passaggio 4
Immettere il titolo di una riunione o di un evento nella casella di testo Oggetto. Immettere il nome o il numero della sala conferenze nella casella di testo Posizione. Immettere il giorno e l'ora di inizio dell'utilizzo della sala conferenze e l'ora di fine utilizzo. Se una sala conferenze è necessaria per più giorni, puoi modificare anche la data di fine.
Passaggio 5
Immettere i dettagli della riunione programmata nella sala conferenze nella finestra principale. Potresti includere una descrizione della riunione e un elenco dei partecipanti.
Passaggio 6
Fare clic su "Categoria" nella barra multifunzione e fare clic sulla sala conferenze in cui si terrà la riunione. Questo colore codifica la riunione sul calendario e distingue facilmente tra più sale conferenze in uso contemporaneamente.
Passaggio 7
Fai clic su "Salva e chiudi" per chiudere l'evento della sala conferenze e tornare al calendario.