I vantaggi di un sistema di gestione dei file
Man mano che la tua azienda entra nell'era della distribuzione digitale, dovrai decidere se passare o meno da un sistema di archiviazione cartacea a un sistema di gestione dei file digitali. Sebbene il passaggio a un sistema di archiviazione interamente computerizzato possa sembrare intimidatorio, i forti vantaggi di disporre di un sistema di archiviazione digitale hanno indotto molti a compiere la transizione.
Costo ridotto
A causa del costo dell'affitto della proprietà per archiviare la documentazione, l'archiviazione digitale inizia a ripagarsi da sola non appena viene implementata. Poiché non ci sono scartoffie fisiche, i costi di gestione e trasferimento dei documenti avanti e indietro sono notevolmente ridotti. Ciò consente anche di archiviare i documenti che devono essere archiviati come carta in luoghi più piccoli e meno costosi.
Diventa verde
Ridurre l'impronta di carbonio della tua azienda può essere un fattore importante per raggiungere l'odierna base di consumatori orientati all'ambiente. Può migliorare notevolmente l'immagine dell'azienda, offrire vantaggi fiscali e ridurre il costo delle forniture. Un sistema di archiviazione digitale può cambiare positivamente l'intera base di un'azienda e il passaggio a un sistema "più ecologico" può offrire ampie opportunità pubblicitarie.
Flusso di lavoro più fluido
Il recupero di copie cartacee di documenti archiviati e archiviati fisicamente può essere un processo lungo, soggetto a errori umani, problemi di sicurezza e perdita fisica. Questo non è il caso di un sistema digitale. In pochi istanti, è possibile accedere a un documento alla scrivania della persona che ne ha bisogno. Ciò si traduce in un periodo di lavoro più breve, consentendo progressi più rapidi e più tempo per lo sviluppo dei progetti.
Maggiore sicurezza
Mentre un sistema di archiviazione cartaceo tradizionale può essere aperto e consultato da chiunque vi abbia accesso, un sistema di archiviazione digitale può fornire diversi livelli di protezione che possono mantenere riservati i documenti. Utilizzando password, cartelle specifiche per utenti diversi, crittografia dei dati e audit trail che ti consentono di tenere un registro di chi ha avuto accesso a quali file e quando, un sistema di gestione dei file può mantenere i tuoi documenti molto più sicuri.
Archiviazione affidabile
Documenti e file cartacei possono essere distrutti a causa di un'eccessiva manipolazione, danni da incendio, danni da inondazione e altri disastri naturali. Poiché i dati possono essere archiviati su server in qualsiasi parte del mondo, puoi archiviare i tuoi documenti aziendali in modo sicuro senza doverti stressare per potenziali danni alla proprietà. Puoi anche rendere portatili i tuoi dati archiviati, utilizzando elementi come dischi rigidi rimovibili, chiavette USB e CD.