Come usare Yardi

Yardi Voyager è un sistema di database utilizzato dalle comunità di appartamenti per tenere traccia dei progressi dell'affitto, delle funzioni residenti, dei traslochi, dei traslochi, della contabilità e dei rapporti. Nel settore degli appartamenti vengono utilizzati diversi tipi di programmi di database e Yardi è uno dei più popolari. All'inizio può essere difficile prendere dimestichezza a causa dell'abbondanza di informazioni da conservare, ma una volta appresi i passaggi comuni, può essere un gioco da ragazzi da utilizzare in qualsiasi comunità di appartamenti ed è molto efficiente nel tenere il passo con le attività quotidiane, settimanali e annuali informazioni.

Navigazione

Passaggio 1

Installa il software Yardi Voyager su Internet Explorer e aggiungilo come "Preferito" sulla barra degli strumenti.

Passaggio 2

Crea un nome utente e una password (questo può essere fatto dalla tua società di gestione per te). In "Database", utilizza la scheda "Produzione".

Passaggio 3

Impara le funzioni chiave sulla barra degli strumenti Yardi facendo clic su ciascuna di esse per vedere quali informazioni contiene o possono essere inserite in essa. Queste chiavi sono note come "Dashboard". La navigazione può essere effettuata dalla dashboard o dal menu laterale a sinistra dello schermo.

Passaggio 4

Studia, nel manuale utente Yardi, i codici di addebito che dovranno essere utilizzati. Questi codici sono universali e aiutano a comprendere cosa descrivono gli addebiti specifici.

Passaggio 5

Crea un foglio caldo. L'hot sheet si concentra sulle offerte di lavoro della comunità e sulle offerte speciali offerte per l'affitto di quegli appartamenti.

Procedure per gli ospiti

Passaggio 1

Inserisci un nuovo ospite facendo clic sulla scheda "Ospite veloce" o "Aggiungi ospite". Fornire tutte le informazioni note sull'ospite, comprese le preferenze, gli occupanti, l'unità selezionata, le opzioni di noleggio, il modulo di domanda compilato e lo stato della domanda.

Passaggio 2

Ricontrolla le informazioni sull'ospite per assicurarti che sia stata fornita la fonte corretta, nonché il numero di telefono, l'indirizzo e l'e-mail.

Passaggio 3

Cerca i record degli ospiti precedenti che sono stati inseriti facendo clic su "Ricerca persona" e digitando un campo su quella persona, come nome o cognome.

Passaggio 4

Registra il traffico per l'ospite ogni volta che parli con lui tramite telefono, e-mail o quando entri. Questo viene fatto aggiungendo un contatto alla pagina della sua scheda ospite.

Passaggio 5

Verifica del credito, approvazione ed esecuzione del contratto di locazione per il richiedente tramite il pulsante "Stato della domanda". Una volta approvata e giustiziata, questa persona è passata dall'essere un ospite a un futuro residente.

Funzioni residenti

Passaggio 1

Gestisci la pagina del residente spostandoti nel residente con le date elencate, oppure se non sono corrette, questa pagina ti consentirà di modificare le date di trasferimento. Anche dalla pagina del futuro residente è possibile effettuare cancellazioni, cambi di unità o variazioni di prezzo.

Passaggio 2

Aggiungi promemoria o note sul residente facendo clic su "Promemoria". Scegli il tipo corretto di promemoria e fornisci una descrizione. Verranno visualizzati sulla tua dashboard. È inoltre possibile eseguire un report promemoria residente per rivedere tutti i promemoria insieme.

Passaggio 3

Aggiungi o modifica coinquilini sotto lo schermo residente. Clicca su coinquilini, inserisci le informazioni corrette e salva. Il modulo di domanda sarà disponibile dopo aver salvato per completare il modulo.

Passaggio 4

Aggiungi o rivedi i record residenti sotto il pulsante allegato. Carica o aggiungi nuovi allegati tra cui immagini, documenti o file scansionati.

Procedure di trasferimento

Passaggio 1

Inserisci un avviso andando alla schermata residente e facendo clic su "Avviso". Fornire il tipo di recesso, la data di avviso, la data del trasloco e il motivo del trasloco. Fai clic su "Salva". Lo schermo mostrerà che l'avviso è stato pubblicato.

Passaggio 2

Dalla dashboard, fai clic su "Pending Make Ready" e inserisci la data di inizio della casa del residente per "Make Ready". In qualsiasi momento, puoi tornare indietro e modificare l'avviso, la data di partenza e la data di preparazione dalla dashboard.

Passaggio 3

Annulla un avviso facendo clic sullo schermo del residente o su "In avviso" dalla dashboard. In funzioni, fare clic su Annulla avviso. Verrà visualizzato lo stato e l'avviso verrà annullato.

Passaggio 4

Trasferisci un residente sotto la funzione del cruscotto "Sposta fuori". Fare clic sul pulsante Rimuovi e lo stato verrà modificato in "Past" anziché in "Avviso". Fai clic su "Prepara" una volta che lo stato dello schermo diventa "Passato" e seleziona le caselle per ciascuna descrizione di preparazione, il numero di giorni verrà automaticamente predefinito.

Passaggio 5

Annulla uno spostamento solo se la funzione di spostamento è stata utilizzata per errore. Dalla schermata residente, fai clic su "Annulla spostamento" e lo stato tornerà a "Avviso".

Procedure giornaliere, settimanali e di fine mese

Passaggio 1

Controlla l'attività quotidiana sotto la dashboard. Genera il report per trovare informazioni su eccezioni, mese per mese, unità disponibili, preavviso, proiezioni, traslochi, contabilità depositi, contratti di locazione in scadenza per i prossimi 120 giorni e richieste di lavoro in sospeso. Scorri la lista di controllo per assicurarti che tutte le attività quotidiane siano inserite correttamente.

Passaggio 2

Inserisci qualsiasi nuova attività che è stata trascurata e aggiorna le date di preparazione.

Passaggio 3

Inserisci gli addebiti e gli incassi inserendo tutti gli addebiti nei lotti corretti.

Passaggio 4

Approva tutti i rinnovi, aggiorna eventuali affitti stradali errati e valuta le tasse per il ritardo (a seconda del giorno in cui l'affitto è in ritardo presso la tua struttura).

Rapporti

Passaggio 1

Genera rapporti sulle attività di leasing facendo clic sulla scheda "Report", fai clic su "Proprietà" e scegli quale rapporto devi generare.

Passaggio 2

Genera rapporti sul traffico e dettagli sul traffico in "Rapporti", quindi "Traffico" e scegli quale rapporto sul traffico visualizzare e inserisci le date, gli agenti e le unità necessari.

Passaggio 3

Genera rapporti sui residenti in "Rapporti" e poi su "Residenti" e fai clic su quale rapporto è necessario visualizzare. Esistono molti rapporti residenti e molti di questi possono fornire le stesse informazioni più volte.

Passaggio 4

Genera informazioni su insolvenza e depositi facendo clic su "Crediti" nella scheda "Segnalazioni". Ricerca per codice di addebito, riepilogo deposito o mora.

Passaggio 5

Genera "Analisi residenziale" nella scheda "Rapporti" e scegli il tipo di rapporto di cui hai bisogno, nonché l'intervallo di tempo o il mese in cui devi visualizzare il rapporto. Questo può fornire programmi di affitto di mercato, rapporti di conversione e punteggio/occupazione delle caselle.

Suggerimento

Yardi Voyager e i suoi componenti possono essere molto approfonditi e richiedere l'assistenza di un manuale o di un esperto Yardi. Mentre lavori in una comunità di appartamenti, scopri chi è l'esperto Yardi aziendale se hai bisogno di aiuto o di ulteriori domande.