Come creare record di formazione in Access
Microsoft Access è il software di database fornito con Microsoft Office Suite. I datori di lavoro utilizzano comunemente Access per conservare i record di lavoro perché fornisce un'interfaccia point-and-click per la gestione del database. Per tenere traccia dei record di formazione con Access, creare una tabella per il record del dipendente e una tabella separata per i codici di formazione. Collegati al database e aggiorna i record di formazione con i moduli di accesso ogni volta che un dipendente completa un nuovo modulo di formazione. Esegui regolarmente il backup dei record dei dipendenti per assicurarti che le informazioni non vadano perse.
Passaggio 1
Avvia Microsoft Access. Fai clic su "Start", "Tutti i programmi", "Microsoft Office Suite", "Accesso".
Passaggio 2
Creare un database di record di formazione. Fare clic sull'icona "Nuovo" dalla barra degli strumenti. Fai clic su "Database vuoto". Naviga in qualsiasi posizione e assegna un nome al database, quindi fai clic su "Crea".
Passaggio 3
Crea la tabella dei dipendenti. Fai clic su "Oggetto", "Tabella", "Nuovo". Fare doppio clic su "Procedura guidata tabella". Segui le istruzioni nella procedura guidata tabella per creare una tabella con il nome "dipendente". Assegna alla tabella i seguenti campi:
"chiave_impiegato, nome_impiegato, chiavi_di_formazione" dove la chiave_impiegato è un numero intero, il nome_impiegato è di 40 caratteri e le chiavi_di_formazione sono testo.
Le chiavi di addestramento saranno una serie di numeri interi, ma etichettarlo come testo fornirà uno spazio quasi illimitato per più chiavi di addestramento. Se i record di formazione sono solo livelli, ad esempio i dipendenti hanno livelli di formazione da 1 a 5, la chiave di formazione può essere un numero intero.
Passaggio 4
Crea la tabella di allenamento. Fai clic su "Oggetto", "Tabella", "Nuovo". Fare doppio clic su "Procedura guidata tabella". Segui le istruzioni nella procedura guidata tabella per creare una tabella con il nome "formazione".
Assegna alla tabella i seguenti campi:
"training_key", "training_name", "training_summary" dove training_key è un numero intero, training_name è di 40 caratteri e training_summary è il testo.
Passaggio 5
Crea un modulo per aggiungere dipendenti alla tabella dipendenti. Fai clic su "Oggetti", "Moduli", "Nuovo". Verrà avviata la procedura guidata del modulo. Assegna un nome al modulo, ad esempio "aggiungi dipendenti". Segui le istruzioni della procedura guidata. Quando la procedura guidata richiede una tabella, selezionare la tabella "dipendente". Lascia che il modulo selezioni automaticamente "employee_key". Utilizzare la procedura guidata per creare campi modulo per il nome del dipendente e la formazione. Questo metodo ti consente di inserire i record di formazione dei dipendenti quando aggiungi per la prima volta il dipendente al database.
Passaggio 6
Crea un modulo per aggiungere corsi di formazione alla tabella di formazione. Fai clic su "Oggetti", "Moduli", "Nuovo". Verrà avviata la procedura guidata del modulo. Assegna un nome al modulo, ad esempio "aggiungi formazione". Segui le istruzioni fornite dalla procedura guidata. Quando la procedura guidata richiede una tabella, selezionare la tabella "formazione". Lascia che il modulo selezioni automaticamente "training_key". Usa la procedura guidata per creare campi modulo per training_name e training_summary.
Passaggio 7
Crea un modulo per aggiungere corsi di formazione al record del dipendente. Fai clic su "Oggetti", "Moduli", "Nuovo". Verrà avviata la procedura guidata del modulo. Assegna un nome al modulo, ad esempio "aggiungi formazione". Segui le istruzioni della procedura guidata. Quando la procedura guidata richiede una tabella, selezionare la tabella "formazione" e la tabella "occupazione". Usa la procedura guidata per creare un campo modulo per modificare training_keys nella tabella di occupazione ma consenti solo le chiavi che sono rappresentate nella tabella di formazione.
Passaggio 8
Salva tutte le impostazioni del database. Fai clic su "File", "Salva".