Come inviare un documento protetto da password tramite e-mail

L'invio di un documento protetto da password a qualcuno tramite e-mail richiede accortezza e pianificazione. Un documento abilitato per password dovrebbe essere il primo passo tra tanti per una sicurezza totale. Invia dati sensibili a persone di cui ti fidi delle informazioni o a coloro che "hanno bisogno di sapere". Scegli saggiamente il destinatario, perché qualcuno che conosci salvaguarderà i dati e li trasmetterà solo a chi ne ha bisogno. Integra questi passaggi come parte della tua routine per limitare l'accesso alle tue informazioni private.

Passaggio 1

Scrivi un nuovo documento contenente le tue informazioni private in un file Word o Excel. In alternativa, copia e incolla le informazioni nel documento. Copia e incolla evidenziando il testo nel documento originale, quindi facendo clic su "Modifica" nel menu principale, seguito da "Copia". Nel nuovo documento, usa il mouse per posizionare il cursore dove vuoi che appaia il testo, fai clic su "Modifica" e poi su "Incolla".

Passaggio 2

Salva il documento che intendi inviare via email facendo clic su "File" nel menu principale e scegliendo "Salva con nome". Verrà visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile assegnare un nome al file. Digita un nome e aggiungi le iniziali del destinatario in modo da poter identificare facilmente il file protetto da password in un secondo momento.

Passaggio 3

Proteggi il file facendo clic su "Strumenti" nel menu principale, quindi su "Opzioni" e facendo clic sulla scheda "Sicurezza". Nella casella "Password da aprire", digita una password, quindi inseriscila di nuovo nella seconda casella per verificare. Le password migliori sono lunghe almeno otto caratteri e utilizzano una combinazione di lettere maiuscole, minuscole, numeri e simboli, che puoi aggiungere spostando uno dei numeri dalla riga numerica sulla tastiera.

Passaggio 4

Scrivi una mail al destinatario e allega il documento contenente le informazioni sensibili. Informa il destinatario che il documento è protetto da password e che fornirai la password. Non scrivere la password nella stessa email contenente il documento protetto da password. Chiama il destinatario per fornire una password se hai un numero di telefono o invia un'e-mail separata contenente la password. Non specificare come contatterai il destinatario e lascia vuota la riga dell'oggetto se invii una password via e-mail.

Passaggio 5

Elimina i documenti protetti da password dal tuo computer quando sei sicuro che il destinatario corretto abbia ricevuto la sua copia. Se il destinatario deve apportare modifiche o modificare il documento protetto da password, dovrai fornire le istruzioni per rimuovere la password; fare riferimento al passaggio tre.

Suggerimento

Per un'ulteriore misura di sicurezza, puoi comprimere il tuo documento crittografato con password in un file WinRAR o WinZip, entrambi protetti da password, e inviarlo via e-mail. Consulta il file della guida di WinRAR o WinZip per ulteriori informazioni.