Come creare un flusso di processo così com'è

Un flusso di processo così com'è documenta come viene eseguito un processo aziendale attualmente nella tua organizzazione. In genere viene eseguito un flusso di processo così com'è per acquisire procedure e informazioni che scorrono da un passaggio all'altro in modo che possano essere analizzate e migliorate quando crei un processo futuro.

Passaggio 1

Definisci il processo aziendale che desideri analizzare. Deve essere una transazione commerciale completa con un inizio e una fine, con input e output, e il risultato di soddisfare un'esigenza aziendale. Esempio:"Assunzione dipendente" è un processo completo, mentre "Compila modulo di assunzione" è un passaggio all'interno del processo, ma non ha senso se eseguito da solo.

Passaggio 2

Identificare i ruoli all'interno del processo. Un ruolo è una parte che una persona o un gruppo di persone svolgono nel processo. I ruoli dovrebbero essere etichettati con il tipo di azione che intraprendono, non con i loro lavori o titoli di dipartimento. Una persona che approva il cartellino orario di un dipendente dovrebbe essere chiamata "Time Approver".

Passaggio 3

Identificare le fasi del processo necessarie per completare la transazione. Cattura ogni passaggio dettagliato che aggiunge valore al processo, anche se tale valore serve solo a rivedere e garantire che i passaggi precedenti siano stati eseguiti correttamente.

Passaggio 4

Identificare le informazioni passate da una fase all'altra all'interno del processo. Alcuni passaggi creano informazioni da utilizzare nei passaggi successivi.

Passaggio 5

Identificare i punti decisionali all'interno del processo che potrebbero cambiare direzione o richiedere passaggi aggiuntivi. Definisci i dati necessari per prendere la decisione e rendi conto di tutti i possibili risultati.

Passaggio 6

Documenta il flusso del processo creando un diagramma che mostra ogni passaggio, il ruolo che esegue il passaggio e le informazioni che scorrono da un passaggio all'altro. Numera ogni passaggio. Definire la direzione delle informazioni utilizzando le frecce che vanno da ogni passaggio a quello successivo. Uno stile di diagramma di flusso "interfunzionale" funziona meglio per identificare i ruoli e il flusso di informazioni tra le persone, nonché le fasi del processo. Nella parte di testo del documento descrivi ogni passaggio in dettaglio.

Suggerimento

Cattura ogni dettaglio possibile sia sui passaggi che sugli elementi di dati passati da ogni passaggio all'altro. Includere il maggior numero possibile di partecipanti al processo durante l'analisi. Utilizza strumenti di diagrammi di flusso come Visio per illustrare i passaggi del processo.

Avviso

Non impantanarsi troppo nella creazione di diagrammi e nella documentazione dei flussi di processo così come sono. Cerchi la completezza, non la perfezione. Ricorda che queste sono le procedure che stai cercando di migliorare o sostituire.