Come importare un documento di Word in una tabella di accesso
I dati possono arrivare a te in molti formati diversi da molte fonti diverse. Che si tratti di un elenco di contatti, di una tabella di record di account o di un indice di inventario, a volte è necessario ottenere i dati da Microsoft Word in un database di Microsoft Access. Le importazioni sono il modo più efficiente per spostare i dati da un documento di Word a una tabella o un database di Access. Queste istruzioni si applicano a Microsoft Word 2010 e Microsoft Access 2010.
Passaggio 1
Prepara i dati nel tuo documento Word per l'importazione. Struttura i dati in un formato a larghezza fissa o delimitata. I formati delimitati separano i campi con un solo carattere, ad esempio una virgola o un punto e virgola. I formati a larghezza fissa dispongono i dati in modo che la larghezza di ogni campo rimanga costante per indicare quando un campo finisce e inizia il successivo. Entrambi i formati richiedono che ogni record si trovi su una riga separata. Questi formati indicano ad Access dove posizionare i dati una volta importati.
Passaggio 2
Salva il documento di Word come file di testo normale. Access può leggere solo dati in formato testo normale, CSV o Excel. Una volta salvato, chiudi il file.
Passaggio 3
Avvia Microsoft Access e apri un nuovo database o un database esistente in cui memorizzerai i dati importati. Scegli una nuova tabella o una tabella esistente in cui archiviare i dati. Se scegli una tabella esistente, Access aggiungerà i dati alla tabella esistente nel formato esistente. I dati importati devono corrispondere al formato e alla struttura della tabella esistente.
Passaggio 4
Passare alla scheda "Dati esterni", individuare il gruppo "Importa" e fare clic sull'icona "File di testo". Si apre la finestra di dialogo "Ottieni dati esterni - File di testo".
Passaggio 5
Cerca o digita il nome del file di testo che hai preparato in precedenza nella casella "Nome file". Specifica dove desideri che i dati vengano archiviati. Per una nuova tabella, fai clic su "Importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente". Per una tabella esistente, fai clic su "Aggiungi una copia dei record alla tabella" e scegli la tabella appropriata dall'elenco a discesa.
Passaggio 6
Fare clic su "OK" per continuare e aprire la "Importazione guidata testo". Access eseguirà la scansione dei dati e consiglierà una struttura di file. Conferma o seleziona l'opzione che corrisponde al formato del file:"Delimitato" o "Larghezza fissa". Fai clic su "Avanti".
Passaggio 7
Se stai utilizzando un formato delimitato, seleziona il carattere utilizzato per delimitare i campi. Se il file contiene un qualificatore di testo, scegli il qualificatore che hai utilizzato nella casella "Qualificatore di testo". Se la prima riga del documento di Word contiene i nomi dei campi, seleziona "La prima riga contiene i nomi dei campi". Se stai utilizzando un formato a larghezza fissa, rivedi i dati e la struttura visualizzati e, se necessario, regola il posizionamento delle colonne. Fai clic su "Avanti".
Passaggio 8
Esaminare i dati e la struttura ancora una volta prima di continuare. Se è necessario specificare ulteriori informazioni su uno qualsiasi dei campi, fare clic sull'intestazione del campo e immettere i dati appropriati per "Nome campo" e "Tipo di dati". Per creare un indice nel campo selezionato, impostare "Indicizzato" su "Sì". Per escludere il campo selezionato nell'importazione, seleziona "Non importare campo (Salta)". Fai clic su "Avanti".
Passaggio 9
Stabilisci una chiave primaria se stai importando in una nuova tabella. Puoi selezionare "Consenti ad Access di aggiungere chiave primaria", che popola automaticamente una sequenza di ID, scegliere la tua chiave primaria da uno dei campi di origine o selezionare "Nessuna chiave primaria". Fai clic su "Avanti".
Passaggio 10
Per una nuova tabella, confermare o modificare il nome della nuova tabella nella casella "Importa nella tabella". Fare clic su "Fine" per importare i dati. Si aprirà una finestra di dialogo per indicare lo stato dell'importazione.