Come inviare promemoria e attività in Outlook

Se stai per inviare un'e-mail importante utilizzando Microsoft Outlook 2013, aggiungi un promemoria a te stesso per assicurarti di non dimenticare di controllare la risposta. Inoltre, puoi inviare un promemoria nell'e-mail per assicurarti che il destinatario non dimentichi di rispondere. Le attività ti consentono di organizzare le cose che devi fare. Se fai parte di un team, puoi inviare attività ad altre persone. Outlook 2013 può inviare promemoria e attività per impostazione predefinita; non è necessario installare alcun componente aggiuntivo.

Creazione e invio di promemoria

Passaggio 1

Avvia Microsoft Outlook 2013 e fai clic sul pulsante "Nuova e-mail" per creare una nuova e-mail. Componi la tua email, fai clic su "Segui" nel gruppo Tag nella scheda Messaggio e seleziona "Aggiungi promemoria". Viene visualizzata la finestra Personalizza.

Passaggio 2

Seleziona la casella "Segnala per me" per creare un promemoria per te stesso. Seleziona il tipo di bandiera dalla casella "Segnala a". Puoi scegliere un flag "Segui", "Per tua informazione", "Inoltra", "Nessuna risposta necessaria", "Leggi", "Rispondi", "Rispondi a tutti" o "Revisiona". Seleziona la data di inizio del flag dalla casella "Data di inizio" e la data di scadenza dalla casella "Data di scadenza". I flag consentono alle persone di individuare rapidamente e-mail importanti; le email possono essere ordinate per stato di flag. Seleziona la casella "Promemoria" e seleziona una data e un'ora per il promemoria dalle due caselle a discesa.

Passaggio 3

Seleziona la casella "Segnala per i destinatari" e quindi la casella "Promemoria" per contrassegnare l'e-mail per i destinatari e aggiungere anche un promemoria per loro. Seleziona il tipo di flag dalla casella "Segnala a", quindi imposta la data e l'ora per il promemoria utilizzando le due caselle a discesa. Fai clic su "OK" per aggiungere i promemoria all'e-mail, quindi fai clic su "Invia" per inviare il messaggio.

Creazione e invio di attività

Passaggio 1

Fai clic su "Attività" nell'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook 2013, quindi fai clic su "Attività" per visualizzare tutte le tue attività. Le attività possono essere ordinate per oggetto, data di scadenza, categoria o contrassegno.

Passaggio 2

Fai clic sul pulsante "Nuova attività" nel gruppo Nuovo nella scheda Home per creare una nuova attività, quindi fai clic sul pulsante "Assegna attività" nel gruppo Gestisci attività nella scheda Attività.

Passaggio 3

Digita il nome o l'indirizzo email della persona a cui vuoi assegnare l'attività nella casella "A". Digita un nome significativo per l'attività nella casella "Oggetto".

Passaggio 4

Seleziona la data di inizio e la data di scadenza per l'attività dalle caselle "Data di inizio" e "Data di scadenza". Selezionare una priorità per l'attività dall'elenco "Priorità". Puoi scegliere una priorità "Alta", "Normale" o "Bassa".

Passaggio 5

Seleziona lo stato dell'attività dalla casella "Stato". Puoi scegliere lo stato "Non iniziato", "In corso", "Completato", "In attesa di qualcun altro" o "Rimandato".

Passaggio 6

Seleziona "Mantieni una copia aggiornata di questa attività nel mio elenco attività" se desideri aggiungere l'attività all'elenco delle attività e aggiornarla automaticamente. Seleziona la casella "Inviami un rapporto sullo stato al completamento di questa attività" se desideri essere avvisato quando il destinatario completa l'attività.

Passaggio 7

Fare clic sul pulsante "Invia" per inviare l'attività al destinatario. Fai clic sul pulsante "Salva e chiudi" per salvare l'attività nell'elenco delle attività e chiudere la finestra delle attività.

Suggerimento

Puoi avere promemoria per te stesso e per i destinatari nella stessa email se le caselle "Segnala per me" e "Segnala per destinatari" sono entrambe selezionate.

Per rimuovere promemoria e contrassegni, apri l'e-mail, fai clic su "Segui" e quindi seleziona "Aggiungi promemoria". Deseleziona le caselle "Segnala per me" e "Segnala per i destinatari" per rimuovere i contrassegni e i promemoria. Per rimuovere solo i promemoria, deseleziona le caselle "Promemoria". Tieni presente che non puoi avere un promemoria senza un contrassegno.

Se desideri inviare un'attività esistente, aprila e fai clic su "Assegna attività". Puoi modificare l'attività prima di inviarla.

Puoi ripetere un'attività facendo clic sul pulsante "Ricorrenza" nel gruppo Ricorrenza e scegliendo le opzioni di ricorrenza appropriate.

Le attività ricorrenti rimangono nell'elenco delle attività, ma non si aggiornano mai. Tuttavia, puoi ricevere un rapporto sullo stato per ogni occorrenza completata se selezioni la casella "Inviami un rapporto sullo stato quando questa attività sarà completata".

Avviso

Fai attenzione quando invii promemoria con le tue e-mail. Alcune persone potrebbero arrabbiarsi quando il promemoria si spegne, soprattutto se sono al lavoro. Per aggirare questo potenziale problema, contrassegna l'e-mail per il destinatario senza selezionare la casella "Promemoria".

Non puoi assegnare un'attività a più persone. Tuttavia, puoi dividere la tua attività in più attività più piccole e assegnarle ciascuna a una persona diversa.