Come creare un foglio spese miglia in Excel

Se viaggi spesso per lavoro, anche solo in città, le spese che devi sostenere possono sommarsi rapidamente. Molte aziende rimborsano i dipendenti per queste spese e anche se non lo fanno, potresti essere in grado di detrarle dalle tasse. Un modo semplice per tenere traccia del tuo chilometraggio e altri costi relativi al viaggio è utilizzare un foglio di calcolo Excel. Non c'è bisogno di ricominciare da zero, poiché Excel 2013 fornisce modelli ricchi di funzionalità che puoi iniziare a utilizzare immediatamente.

Passaggio 1

Avvia Excel e seleziona la scheda "File". Fai clic su "Nuovo", digita "chilometraggio" nella casella di ricerca e premi "Invio". Fare clic su un modello per visualizzarne l'anteprima e fare clic su "Crea" per aprire una nuova cartella di lavoro con il modello che si desidera utilizzare. Ad esempio, l'elegante "Resoconto spese di viaggio" include un registro del chilometraggio e colonne per altre spese; il modello "Registro del consumo di carburante con grafico" aggiunge un grafico a linee che mostra il tuo MPG; e il "Resoconto spese di viaggio con registro chilometri" è una tabella semplificata con funzioni integrate per calcolare le spese.

Passaggio 2

Inserisci i dettagli del viaggio. La maggior parte dei modelli di spesa chilometrica fornisce più colonne in cui puoi elencare informazioni utili, come la data, i luoghi da cui hai viaggiato e da cui hai viaggiato, lo scopo del viaggio e altri dettagli.

Passaggio 3

Inserisci le letture del contachilometri dall'inizio e dalla fine del tuo viaggio. La maggior parte dei modelli fornisce una colonna per ciascuno di questi numeri, calcolando il chilometraggio per ogni viaggio in base alla differenza tra i valori delle due colonne. Inoltre, i modelli calcolano le miglia totali per il foglio di lavoro nella parte inferiore della colonna del chilometraggio.

Passaggio 4

Aggiungi campi. Ad esempio, se vuoi tenere traccia di altri costi di viaggio, come pasti, spese automobilistiche e alloggio, puoi inserire nuove colonne. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna accanto alla quale si desidera inserire una nuova colonna e selezionare "Inserisci". Excel inserisce una nuova colonna a sinistra. Aggiungi un'intestazione descrittiva nella prima cella della colonna.

Passaggio 5

Modifica l'aspetto del foglio di lavoro. Seleziona la scheda "Layout di pagina" e scegli un colore o un tema del carattere diverso per modificare i colori e i caratteri nel foglio di lavoro. Fai clic su una cella qualsiasi della tabella per attivare la scheda Progettazione in Strumenti tabella e seleziona uno stile tabella diverso o modifica le opzioni di stile tabella, come l'aggiunta o la rimozione di righe o colonne a fasce.

Passaggio 6

Calcola i rimborsi delle miglia se il modello non lo fa. Immettere la tariffa chilometrica in una cella non utilizzata del foglio di lavoro. Seleziona la cella in cui vuoi visualizzare l'importo del rimborso e clicca all'interno della Barra della Formula. Immettere la formula "=(cella contenente chilometraggio)_(cella contenente tariffa)" per calcolare il totale. Ad esempio, se le tue miglia totali sono in E4 e la tua tariffa è in K4, inserendo "=E4_K4" si ottiene il prodotto delle miglia totali per la tariffa.

Passaggio 7

Calcola altre spese, se lo desideri. Se hai aggiunto una colonna per altre spese, seleziona l'ultima cella in quella colonna e fai clic su "Somma automatica" nel gruppo Modifica della scheda Home. Excel calcola automaticamente i numeri nella colonna. Inoltre, puoi trovare il totale del rimborso del tuo chilometraggio e altre spese. Seleziona la cella in cui desideri visualizzare il totale e inserisci "=SUM(first cell,second cell)" per calcolare il totale.