Definizione di una query in Access

Access è un software di database che consente agli utenti di conservare una grande quantità di informazioni. I componenti di un database sono tabelle, query, moduli, report e macro. Le tabelle consentono all'utente di conservare i dati grezzi. Le query manipolano i dati nelle tabelle. I moduli possono essere utilizzati per inserire dati nelle tabelle e navigare nel database. I report servono a presentare i dati in un formato compatibile con la stampa e le macro aiutano ad automatizzare le attività del database. Il componente più importante di un database sono le query. Proprio come suggerisce il nome, una query consente all'utente di richiedere informazioni sui dati nelle tabelle.

Tipi di query

Esistono diversi tipi di query comunemente utilizzate in Access:seleziona, aggiungi, aggiorna, elimina, crea tabella. L'obiettivo della query determina il tipo di query da utilizzare. Una query di selezione aiuta l'utente a estrarre semplicemente le informazioni dalla tabella in base alle esigenze definite dall'utente. Ad esempio, una query di selezione può isolare i nomi dei clienti che iniziano con la lettera "M". Viene creata una query di aggiunta per aggiungere informazioni a una tabella. Una query di aggiornamento può modificare i record della tabella in base alle esigenze dell'utente. Elimina query rimuove i record dalla tabella. Una query di creazione tabella consente a un utente di creare una nuova tabella da record selezionati.

Funzioni

Le query consentono all'utente di calcolare i singoli campi. L'utente può eseguire calcoli di base come l'addizione o la moltiplicazione di campi o calcoli più complessi per esigenze ingegneristiche o statistiche. I calcoli incorporati di Access sono gli stessi di quelli trovati in Microsoft Excel. Attraverso una query, gli elementi possono anche essere raggruppati o ordinati secondo i criteri specificati dall'utente.

Origine dati

I dati in una query vengono spesso estratti dalle tabelle in un database. La tabella può trovarsi nel database attuale, in un altro database o da un sistema aziendale come l'AS/400. È possibile inserire più di una tabella in una query. Le query possono anche estrarre informazioni da altre query. In altre parole, le query possono essere incorporate all'interno delle query. Analogamente alle tabelle, due o più query possono trovarsi in una query. All'interno di una query di Access, tabelle e query sono collegate da campi comuni a ciascuna.

Procedura guidata

È possibile creare una query utilizzando una procedura guidata (guida passo passo) o da zero. I nuovi utenti dei database di Access dovrebbero idealmente utilizzare la procedura guidata. Consente all'utente di familiarizzare con le query e su come stabilire collegamenti tra le tabelle e le query utilizzate dal database.

Avviso

Per prevenire la duplicazione, seleziona un campo della tabella che sarà la chiave primaria. Questa chiave primaria è un campo che contiene informazioni univoche in ogni record. Ad esempio, una chiave primaria per un database di riscossione potrebbe essere il numero di fattura o il numero di conto cliente. Se viene selezionata una chiave primaria, le possibilità di duplicazione dei record sono minori quando viene eseguita la query.