Come impostare un database PDF ricercabile
Un file PDF (Portable Document Format) viene spesso utilizzato per conservare la formattazione di un documento creato in un altro programma, come un documento Word, un foglio di calcolo o un file di progettazione complesso. I PDF vengono creati e gestiti utilizzando Adobe Acrobat. Per impostare un file di database PDF, la soluzione migliore è crearlo prima utilizzando un database o un programma di fogli di calcolo, come Microsoft Excel. Quindi puoi convertire il file in un PDF e aggiungere la barra di ricerca e le funzionalità di indice di Adobe Acrobat, semplificando la ricerca nel database da parte degli utenti.
Converti database in PDF (Rif. 1, 2)
Passaggio 1
Apri un'applicazione per fogli di calcolo sul tuo computer e inserisci tutti i dati che desideri includere nel database. Se utilizzi un programma di database, sarai in grado di inserire i dati in modo molto più efficiente che se dovessi avviare un PDF da zero. Salva il file una volta completato.
Passaggio 2
Salva il file come PDF se stai utilizzando un programma che lo consente. Tutti i programmi di Microsoft Office forniscono questa capacità, purché Adobe Acrobat sia già installato sul computer. Ad esempio, in Excel, fai clic sul "pulsante Microsoft Office", scorri su "Salva con nome" e seleziona "PDF o XPS". Digita un nome file e fai clic su "Pubblica". In altri programmi, potresti essere in grado di stampare su PDF utilizzando Adobe PDF Printer. Apri il file PDF in Adobe Acrobat.
Passaggio 3
Converti il file tramite Adobe Acrobat se il passaggio 2 non è possibile. Apri Acrobat e fai clic su "File, Crea PDF, Da file". Seleziona il file del foglio di calcolo dalla finestra di dialogo "Apri" e fai clic su "Apri". Il file verrà convertito e aprirà un nuovo documento PDF. Fai clic su "File, salva con nome" per salvare il file.
Aggiungi funzionalità di ricerca (Rif. 3, 4)
Passaggio 1
Accedi alla barra degli strumenti "Trova" in Adobe Acrobat. Sarà aperto per impostazione predefinita, ma puoi sempre ritrovarlo selezionando "Modifica, trova". Usalo per trovare qualsiasi parola nel documento.
Passaggio 2
Utilizzare la finestra "Cerca" per consentire una ricerca più complessa. Fare clic su "Modifica, ricerca" per visualizzarlo oppure fare clic sulla freccia accanto alla barra degli strumenti "Trova" e fare clic su "Apri ricerca completa di Acrobat". Questa funzione è disponibile anche per gli utenti di Adobe Reader.
Passaggio 3
Crea un indice per il PDF in modo che gli utenti possano eseguire ricerche nel database. Per aggiungere un indice, fai clic su "Avanzate, Elaborazione documenti, Gestisci indice incorporato". Fai clic su "Incorpora indice". Segui le istruzioni e fai clic su "OK". L'indice verrà incluso nel PDF quando lo distribuirai ai destinatari.