Come creare un manuale di formazione in Word

Prendersi del tempo per scrivere un manuale di formazione dei dipendenti può sembrare un compito laborioso. L'utilizzo delle funzionalità di Microsoft Word 2007 semplifica parte del processo di sviluppo. Prima di iniziare a scrivere, pianifica un po'. Decidi quali compiti devono svolgere i tuoi dipendenti e cosa può essere scritto per aiutarli. Pianifica l'abbigliamento che utilizzerai nel manuale di formazione, in una lezione faccia a faccia o in un tour autoguidato. Una volta che hai un'idea del tipo di manuale di cui avrai bisogno, ecco alcune delle funzionalità che puoi utilizzare per trasformare la tua idea in realtà.

Passaggio 1

Usa la funzionalità di struttura in Word per creare un elenco multilivello delle attività che i tuoi dipendenti devono imparare. Questo processo ti aiuterà a decidere quanto durerà il tuo manuale e ti aiuterà a suddividere i lavori in parti più piccole, che sono più facili da spiegare a un nuovo dipendente. Per utilizzare la funzione di struttura di Word, inizi con un documento vuoto e seleziona la scheda "Home". Nel gruppo Paragrafo sono presenti tre pulsanti:elenchi puntati, numeri ed elenchi multilivello. Scegli "elenchi multilivello" oppure puoi fare clic sulla freccia in basso per una galleria di scelte di contorno. Puoi anche inventare il tuo. Scrivi lo schema per il tuo manuale. Per passare al livello successivo di un elenco multilivello, premere "Tab". Per tornare a un numero di elenco precedente, premere "Maiusc + Tab". Scrivi i passaggi per la tua formazione e le altre informazioni per spiegare ai tuoi dipendenti come svolgere le attività necessarie per il loro lavoro.

Passaggio 2

Usa la funzione di intestazione e piè di pagina in Word per aggiungere numeri di pagina, sezioni di contenuto e un titolo per ogni pagina del documento. Intestazioni e piè di pagina sono riferimenti visivi per consentire al dipendente di sapere dove si trovano nel materiale di formazione. Quando ti alleni, l'aggiunta di numeri di pagina ti aiuta a fare riferimento a determinate pagine e a determinati argomenti. Fai clic sulla scheda "Inserisci", quindi nella sezione Intestazione e piè di pagina seleziona "Intestazione". Ti verrà data una scelta di stili di intestazione tra cui scegliere o puoi crearne uno tuo. L'intestazione appare su ogni pagina del tuo manuale, oppure puoi scegliere di farla apparire su pagine opposte se vuoi che il tuo manuale sia più simile a un libro. I piè di pagina vengono visualizzati nella parte inferiore della pagina e vengono generalmente utilizzati per i numeri di pagina, le date e le informazioni sulla proprietà. Fai clic su "Piè di pagina" nella sezione Intestazione e piè di pagina e, proprio come nella sezione Intestazione, avrai una serie di stili tra cui scegliere.

Passaggio 3

Aggiungi una copertina o un frontespizio per il tuo materiale di formazione per differenziare questo materiale da altri elementi che dai al tuo dipendente, come un manuale del dipendente. Crea la tua pagina del titolo facendo clic sulla scheda "Inserisci" e quindi su "Pagina di copertina" nella sezione Pagine. Vedrai una serie di stili di copertina tra cui scegliere o puoi crearne uno tuo. Assegna al tuo manuale di formazione un titolo descrittivo; includi la data di creazione e gli autori, poiché spesso i manuali di formazione sono uno sforzo di gruppo.

Passaggio 4

Aggiungi intestazioni per aiutarti a creare il tuo sommario per il tuo documento di formazione. Questo aiuterà anche a organizzare visivamente il tuo documento per facilitarne l'uso da parte del tuo dipendente. Crea stili di intestazione per ciascuna sezione del documento utilizzando la struttura che hai creato (non è la stessa di un'intestazione, che si trova nella parte superiore della pagina). Gli stili di intestazione sono stili di carattere che utilizzi per indicare le diverse sezioni della tua formazione, nonché le diverse sottosezioni.

Se stavi scrivendo un manuale di formazione su come scrivere la corrispondenza commerciale, il tuo Head 1 sarebbe "Come scrivere una lettera commerciale" e poi il tuo sottotitolo sarebbe "Cosa includere". Per contrassegnare l'Intestazione 1 e l'Intestazione 2, selezionare la scheda "Home". Nella sezione degli stili, vedrai una serie di stili diversi tra cui puoi scegliere, inclusi Titolo 1, Titolo 2, Sottotitoli, ecc. Seleziona il testo per il tuo Titolo 1 e fai clic sullo stile Titolo 1 per indicarne l'importanza nella struttura. Fai clic sulla sezione successiva della struttura per creare un'intestazione 2. Scorri l'intera struttura, selezionando l'intestazione 1 e l'intestazione 2. Questi saranno inclusi nel sommario al termine.

Passaggio 5

Aggiungi un sommario per aiutare i tuoi dipendenti a trovare le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Se hai già aggiunto le intestazioni 1 e 2 al tuo documento, chiedi a Word di creare il sommario per te. Fai clic all'inizio del documento nel punto in cui desideri che appaia il sommario (di solito dopo la copertina) e fai clic su "Riferimenti", quindi fai clic su "Sommario" nella sezione Sommario. Vedrai un elenco delle tabelle automatiche che puoi utilizzare. Fai clic su una delle selezioni automatiche e dovrebbe apparire il tuo sommario, utilizzando gli stili di intestazione dalla tua struttura.

Passaggio 6

Disporre i titoli e le sezioni del manuale di addestramento in ordine graduale. La sezione finale e più essenziale del manuale è l'indice. Più completo è il tuo indice, più il tuo studente sarà in grado di cercare le risposte per numero di pagina e argomento in seguito. Per creare un indice, evidenzia la parola che desideri inserire nell'indice. Fare clic su "Riferimenti", quindi su "Segna voce". Continua a farlo per ogni elemento che desideri aggiungere al tuo indice. Una volta terminato, scorri fino alla fine del tuo manuale di formazione e inserisci l'indice facendo clic su "Riferimenti", quindi su "Inserisci indice".

Passaggio 7

Controllo ortografico e salvataggio del file. Dopo aver creato il tuo primo manuale di formazione, puoi trasformare questo manuale in un modello per altri manuali di formazione facendo clic sul pulsante "Open Office", quindi su "Salva con nome". Quando viene visualizzata la finestra di dialogo, nella sezione "Salva come tipo", fai clic sulla freccia giù e seleziona Modello di Word (.dotx). Quindi puoi riutilizzare il tuo lavoro su un altro manuale di formazione.

Suggerimento

Aggiungi grafica e altre illustrazioni al tuo documento per aiutare i dipendenti a capire di cosa stai scrivendo.

Assicurati di testare tutte le informazioni sulla formazione utilizzate nel manuale con almeno un'altra persona prima di fornire il materiale di formazione ai dipendenti.

Word 2003 e Word 2007 hanno interfacce diverse. Sebbene questi suggerimenti siano scritti per Word 2007, puoi eseguire le stesse funzioni in Word 2003.