Il modo migliore per salvare le email da Outlook

Durante l'utilizzo di Microsoft Outlook per il tuo account di posta elettronica, vorrai assicurarti di poter tenere traccia di tutti i tuoi messaggi e di poterli fare riferimento ogni volta che ne hai bisogno. Ecco perché è importante capire qual è il modo migliore per salvare e archiviare i tuoi messaggi di posta elettronica dal tuo account Outlook.

Cartelle

Secondo Microsoft, la procedura migliore consiste nel mantenere la posta in arrivo per i messaggi che devi leggere ed elaborare e creare altre cartelle che puoi utilizzare per determinati tipi di posta. Crea una cartella "1-Riferimento". Rilascia manualmente qualsiasi messaggio a cui devi tornare in seguito o che non hai ancora avuto il tempo di leggere. Metti un "1" davanti ad esso in modo che appaia proprio sotto la tua casella di posta. Crea altre cartelle, come "Personali", per archiviare le email personali e tenerle separate dalle email di lavoro. In questo modo, non dovrai preoccuparti che i tuoi colleghi guardino alle tue spalle i messaggi personali. Puoi creare un insieme di cartelle per le e-mail della mailing list, in modo che quei messaggi vengano reindirizzati in una cartella. In questo modo, non devi riempire la tua casella di posta con tonnellate di messaggi che potresti non aver nemmeno bisogno di leggere.

Archivio

Imposta tutte le tue cartelle per l'archiviazione automatica ogni anno. Il sistema di archiviazione ti consente di salvare le email importanti senza che tu debba fare nulla. Outlook potrebbe chiederti di rispondere se desideri archiviare automaticamente tutti i tuoi messaggi. Fai clic su "Sì" e inizierà il processo di archiviazione. I tuoi messaggi vengono spostati dalla Posta in arrivo o da altre cartelle in una cartella "Archivio", a cui puoi accedere in qualsiasi momento. Tutte le tue cartelle verranno imitate nella cartella "Archivio". Ad esempio, se hai cartelle di riferimento, personali e aziendali, vedrai le stesse tre cartelle in "Archivio".

La funzionalità "Archiviazione automatica" in Outlook è attivata per impostazione predefinita, ma puoi anche personalizzare il sistema di archiviazione. Per fare ciò, fai clic sul menu "Strumenti". Fare clic su "Opzioni" e fare clic sulla scheda "Altro". Seleziona "Archiviazione automatica". Seleziona "Esegui archiviazione automatica ogni n giorni" e specifica quanti vuoi che siano (ad esempio, ogni 14 giorni). Seleziona qualsiasi altra opzione che desideri modificare. Se desideri applicare le modifiche a tutte le tue cartelle, seleziona "Applica queste impostazioni a tutte le cartelle".