Gli svantaggi dei fogli di lavoro
Le applicazioni per fogli di calcolo forniscono agli utenti di computer un modo conveniente per raccogliere, tracciare e segnalare i dati. Utilizzando una serie di potenti funzioni, gli utenti possono assemblare rapidamente e facilmente report completi e gettare le basi per analisi avanzate. Nonostante questi vantaggi, tuttavia, i fogli di calcolo includono diversi svantaggi che creano sfide per gli inesperti e impediscono agli utenti di utilizzare efficacemente il software.
Funzioni nascoste
Le applicazioni per fogli di calcolo offrono un'ampia libreria di funzioni integrate e gli utenti che necessitano di funzionalità aggiuntive e più avanzate possono persino programmare le proprie funzionalità. Molte delle funzioni incluse in potenti applicazioni per fogli di calcolo come Microsoft Excel, tuttavia, richiedono che l'utente conosca e inserisca manualmente molte formule complesse. Secondo il sito Web ufficiale di Microsoft, gli utenti del foglio di calcolo Excel possono selezionare le funzioni di base dalle icone nella parte superiore della visualizzazione del foglio di calcolo, ma gli utenti devono richiamare funzionalità più avanzate inserendo manualmente una formula o un comando in una cella del foglio di calcolo. Gli utenti che richiedono un livello operativo più elevato possono utilizzare il linguaggio di programmazione Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), per creare la funzionalità, secondo il sito Web di riferimento di Microsoft Excel; per soddisfare questa esigenza ed eseguire questa attività, tuttavia, gli utenti devono avere una certa familiarità con il linguaggio VBA.
Confusione d'uso
Le applicazioni per fogli di calcolo possono sembrare alquanto intimidatorie per gli utenti non iniziati e questo aspetto iniziale travolgente può indurre gli utenti a utilizzare le applicazioni per scopi non intenzionali. Secondo il Dipartimento della pesca e della fauna selvatica dell'Oregon, gli utenti dovrebbero utilizzare applicazioni di fogli di calcolo solo per scopi di compilazione e analisi di dati a breve termine, non per l'archiviazione di dati a lungo termine che molti utenti tentano. Inoltre, alcuni usi dei fogli di calcolo, in particolare l'ordinamento e la condivisione dei dati, sono gestiti meglio nei database; il Dipartimento della pesca e della fauna selvatica dell'Oregon indica specificamente che i fogli di calcolo offrono capacità di ordinamento, query e condivisione limitate mentre i programmatori progettano applicazioni di database come Microsoft Access e Apple Filemaker per soddisfare questi scopi. Poiché molti utenti non hanno familiarità con le funzionalità dei fogli di calcolo, potrebbero continuare a utilizzare i fogli di calcolo in modo inefficace per queste funzioni di database.
Limiti sulle funzioni semplici
Sebbene le applicazioni per fogli di calcolo possano eseguire facilmente calcoli molto avanzati e molto complessi, i pacchetti software spesso limitano o omettono del tutto semplici funzionalità. Secondo la Murdoch University, i fogli di calcolo non hanno la capacità di calcolare semplici equazioni algebriche e gli utenti di fogli di calcolo possono incontrare sfide significative quando tentano di rappresentare graficamente una funzione che include numerose variabili algebriche. Anche molti utenti tentano di digitare brevi descrizioni o di inserire dati di testo nelle celle del foglio di calcolo; poiché i fogli di calcolo ruotano quasi esclusivamente attorno ai numeri, piuttosto che alle lettere, le semplici funzioni di elaborazione testi potrebbero non esistere. L'assenza di funzioni di elaborazione testi come il controllo ortografico e la formattazione dei paragrafi può creare problemi per gli utenti che inseriscono notevoli quantità di testo, incorporano documentazione o desiderano creare intestazioni di fogli di calcolo elaborate.