Come inviare un'e-mail a un numero di fax in Microsoft Outlook

L'invio di fax tramite e-mail, l'invio e la ricezione virtuale di lettere di accompagnamento e/o documenti, offre un'ampia gamma di vantaggi, tra cui la possibilità di inviare più pagine o fax contemporaneamente e il risparmio sui costi di fornitura, stampa e riparazione associati ai fax. Inviare e-mail a un numero di fax utilizzando Microsoft Outlook non è difficile:richiede solo un abbonamento al servizio fax e possibilmente modifiche alla configurazione di Outlook a seconda del servizio fax o della versione di Outlook. Una volta impostato, il processo utilizza gli stessi strumenti di un normale messaggio di posta elettronica ma in modi leggermente diversi.

Passaggio 1

Abbonarsi a un servizio fax e seguire le istruzioni di installazione di Outlook richieste dal provider di servizi fax, se necessario. Se hai già un abbonamento o lavori su una rete con servizi, vai al passaggio 2. Per rivedere un elenco di fornitori di servizi di fax Internet, come MyFax o RapidFAX, fai clic sul collegamento nella sezione Risorse di seguito o vai a "File" in Microsoft Outlook e in "Nuovo" fare clic su "Fax" o "Fax Internet". Quando Microsoft Outlook ti chiede di abbonarti a "Servizi fax", fai clic su "Ok" per aprire l'elenco delle pagine Web Microsoft dei provider di Internet fax.

Passaggio 2

Apri una finestra di messaggio di posta elettronica vuota.

Passaggio 3

Digita il numero del destinatario del fax o l'indirizzo e-mail del numero di fax nel campo "A..." del messaggio e-mail. A seconda delle istruzioni del tuo fornitore di servizi fax, dei servizi di rete della tua azienda e/o della tua versione di Microsoft Outlook, puoi digitare il numero di fax in diversi modi:

1. Solo numero di fax:numero di fax a 10 cifre, numero a 8 cifre senza prefisso, numero a 10 cifre con le cifre della carta telefonica che seguono o un numero internazionale)

2. Numero di fax dopo il testo "fax:" tra parentesi:[fax:1234567890]

3. Indirizzo e-mail con il numero di fax come nome utente seguito dal simbolo @ e il nome a dominio del fornitore del servizio fax:1234567890@nome a dominio del fornitore del servizio

Passaggio 4

Aggiungi un "Oggetto:" che descriva lo scopo del fax come faresti normalmente in un'e-mail. Alcuni servizi richiedono che il campo "Oggetto" contenga il nome del destinatario o il messaggio di saluto che normalmente verrebbe visualizzato sulla copertina di un fax. Ad esempio, "Horatio Banister Washington" o "Fax per Consuela".

Passaggio 5

Allega la copertina e la documentazione del fax all'e-mail, a meno che il tuo servizio non consenta al corpo dell'e-mail di fungere da copertina fornendo le informazioni di contatto per la restituzione e il messaggio o le istruzioni per il destinatario.

Passaggio 6

Fare clic sul pulsante "Invia" per inviare il fax. Trascorso un certo periodo, il provider di servizi fax invierà un'e-mail di notifica sullo stato del fax simile a un foglio di trasmissione. Se il tuo fax non è andato a buon fine, riprova o contatta il destinatario per un numero alternativo.

Suggerimento

Se il provider di servizi fax utilizza un normale indirizzo e-mail per indirizzare i fax tramite un server a una o più macchine o destinatari, digitare l'indirizzo e-mail nel campo "A..." (sunnyfaxes@nomedominio) e il/i numero/i di fax in il corpo dell'e-mail. Allega la tua copertina/i tuoi documenti e fai clic sul pulsante "Invia".

Avviso

Conferma sempre il numero di documenti e/o pagine che puoi inviare via fax nella tua email prima di abbonarti a un servizio fax; alcuni fornitori di servizi fax limitano il numero totale che puoi inviare in un singolo messaggio.

Controlla sempre l'ordine in cui alleghi la copertina e/o i documenti poiché l'ordine degli allegati nell'e-mail può dettare l'ordine in cui il fax viene ricevuto o stampato.