Come inviare una notifica di modifica dell'e-mail
Che tu stia modificando l'indirizzo e-mail allegato a un account esistente o creando un nuovo account e-mail, notificare i tuoi contatti personali e/o di lavoro non è un processo complicato. Invia loro un messaggio di aggiornamento di base tramite il tuo servizio di posta elettronica e segui almeno un altro metodo di notifica.
Scrivi il messaggio
Prima di inviare una notifica, assicurati che contenga tutte le informazioni di cui le persone nella tua rubrica hanno bisogno per rimanere in contatto con te dopo la modifica. La notifica dovrebbe includere il nuovo indirizzo e la data in cui prevedi di smettere definitivamente di utilizzare il tuo vecchio indirizzo. Ad esempio, "Ho deciso di cambiare il mio indirizzo email in [indirizzo]. Smetterò di utilizzare il mio indirizzo esistente in data [data]. Aggiorna le tue rubriche. Grazie!"
Invia il messaggio
Se stai apportando una modifica che interessa sia i contatti personali che quelli di lavoro, invia la notifica a ciascun gruppo separatamente in modo da non condividere i contatti di lavoro con familiari e amici o viceversa. Quando contatti persone all'interno dello stesso gruppo, proteggi la privacy di chi non vuole che il suo indirizzo email sia condiviso utilizzando il campo BCC per nasconderlo ai destinatari nel campo A. Inoltre, molti servizi di posta elettronica contrassegnano automaticamente come potenziale spammer qualsiasi account che invia un'e-mail a molti destinatari. A meno che il tuo servizio non consenta invii di massa, invia il messaggio a meno di 20 destinatari alla volta.
Automatizza la notifica
La maggior parte dei servizi di posta elettronica offre uno strumento "Risposta per le vacanze" o "Fuori ufficio" che invia automaticamente un messaggio personalizzato "fuori sede" a chiunque ti invii un'e-mail in un giorno in cui non stai controllando attivamente i messaggi. Se il tuo nuovo indirizzo email è allegato a un account separato, puoi anche utilizzare questo strumento per notificare la modifica a chiunque ti sei dimenticato di contattare. Dopo essere passato al nuovo indirizzo, individua lo strumento nelle impostazioni del vecchio account, incolla il messaggio di notifica dell'indirizzo che hai scritto nel campo del messaggio automatico personalizzato, attiva la funzione e lasciala attiva per circa un mese.
Invia notifiche alternative
Chiunque nella tua rubrica potrebbe perdere il tuo messaggio importante se, ad esempio, hai digitato accidentalmente un indirizzo in modo errato o utilizzato un indirizzo vecchio o il messaggio è finito in una cartella di spam. Pubblica il tuo messaggio come aggiornamento di stato sui social network online e sulle pagine dei gruppi di interesse o, se applicabile, invialo ai contatti tramite un servizio di chat. Inoltre, se stai modificando un indirizzo email aziendale, valuta la possibilità di informare i tuoi clienti, clienti o fornitori delle nuove informazioni di contatto tramite cartolina.