Suggerimenti per scrivere e-mail commerciali dirette e indirette

I messaggi commerciali di solito seguono uno schema diretto o uno indiretto. È un modo per organizzare le informazioni comunicate nel messaggio, a seconda che l'idea principale sia una notizia buona, cattiva o neutra. Scegli lo schema più efficace per le tue email aziendali a seconda di come pensi che il tuo lettore reagirà all'idea principale.

Utilizzo dell'e-mail diretta per arrivare al punto

Nelle e-mail dirette, il punto principale va all'inizio, seguito da dettagli, spiegazioni o prove a sostegno. Un'e-mail organizzata in questo modo fa risparmiare tempo al lettore raggiungendo subito lo scopo del messaggio. Aiuta anche il lettore a mettere i dettagli che seguono nel contesto e nella prospettiva. Ciò impedisce al lettore di sentirsi frustrato dal dover sfogliare paragrafi di informazioni per trovare il punto principale. Lo schema diretto funziona meglio se il tuo lettore vuole essere ricettivo al punto principale, non resistente.

Invio di messaggi positivi e neutri

Se il tuo lettore sarà soddisfatto, leggermente interessato o neutrale (non avrà sentimenti al riguardo in un modo o nell'altro), usa lo schema diretto. Prendi in considerazione un'e-mail di un cliente a seguito di un'offerta per adempiere a un contratto. Se vinci il contratto, la lettera inizia con qualcosa del tipo "La tua offerta è stata esaminata e siamo lieti di offrire il contratto alla tua azienda". Quando il punto principale è una buona notizia o una notizia neutra, comunicalo subito e segui i dettagli. La maggior parte delle email utilizzerà questo approccio, comprese quelle che si occupano di attività di routine, ordini e conferme.

Usare l'e-mail indiretta per fare un punto

Nelle e-mail indirette, il punto principale va più avanti nel messaggio, dopo i dettagli, le spiegazioni o le prove. L'uso dello schema indiretto in un'e-mail mostra che rispetti i sentimenti del tuo lettore, che potrebbero essere feriti dal punto principale. Costruendo su di esso, consenti al tuo lettore di essere più preparato a riceverlo. È anche un tentativo di incoraggiare il lettore ad ascoltarti:se esprimi un'idea principale che sconvolgerà il lettore all'inizio di un messaggio, potrebbe interrompere la lettura. Nel complesso, l'obiettivo è ridurre al minimo qualsiasi reazione negativa che potrebbe avere il tuo lettore.

Invio di messaggi negativi o sensibili

Se il tuo lettore sarà disinteressato, scontento o ostile, usa il modello indiretto. Considera di nuovo l'e-mail del cliente. Se non hai vinto, la lettera inizia in modo diverso:"Grazie per aver inviato un'offerta per lavorare sul nostro contratto. Abbiamo esaminato attentamente ogni offerta, ecc." Il punto principale, che pensi già di sapere, ma continua a leggere comunque, arriva molto dopo. Utilizzare un'e-mail indiretta quando il punto principale è una cattiva notizia, ad esempio quando si rifiuta una richiesta o si nega un reclamo. Questo approccio funziona bene anche quando stai tentando di vendere qualcosa o condividi informazioni riservate.