Come scansionare e inviare un documento via email
La scansione e l'invio di un documento personale o aziendale come allegato e-mail può far risparmiare tempo e denaro poiché non devi preoccuparti delle spese di stampa o di spedizione. Sebbene la scelta del formato file corretto sia importante, il processo non è difficile e le procedure di scansione sono generalmente le stesse sia che si utilizzi uno scanner autonomo o una stampante multifunzione. Lo stesso vale per allegare un documento scansionato a un'e-mail, poiché le procedure per gli allegati sono generalmente le stesse nella maggior parte dei programmi di posta elettronica.
Scegli un tipo di file
La maggior parte degli scanner consente di selezionare tra un file PDF e JPEG. Il file PDF è la scelta migliore per la scansione di documenti che includono testo o grafica vettoriale che includono punti, linee, forme e curve. L'utilizzo di questo formato consente inoltre di combinare documenti con più di una pagina in un unico file. Il formato di file JPEG è una buona scelta per le fotografie, in quanto consente di comprimere i dati dell'immagine e ridurre le dimensioni di un file di grandi dimensioni.
Scansiona il documento
Pulire il vetro dello scanner con un panno morbido e pulito. Posizionare il documento a faccia in giù sul vetro dello scanner. Allinearlo utilizzando dei segni guida lungo il perimetro del vetro, quindi abbassare il coperchio. Selezionare "scansione" nel menu della stampante, scegliere il computer su cui si desidera eseguire la scansione del documento, selezionare il tipo di file e avviare la scansione. Come metodo alternativo, apri il software che hai installato durante l'installazione e scansiona il documento dal tuo computer.
Salva e rinomina il file scansionato
Al termine della scansione, Esplora risorse o Documenti si apriranno automaticamente. La scansione appena completata sarà l'ultima dell'elenco. Apri e rivedi il documento per assicurarti che sia stato scansionato correttamente, quindi fai clic sul pulsante "Salva". Rinomina il file dal nome corrente, come Scan0001.jpg, a qualcosa di più descrittivo, come "Elenco telefonico aziendale" e salva il file in una posizione comoda.
Allega il documento a un'e-mail
Esistono due modi per allegare un documento a un'e-mail. Nel primo metodo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del file dalla posizione corrente. Dal menu a comparsa visualizzato, seleziona "invia a" e poi "destinatario e-mail". Si aprirà una nuova finestra di messaggio con il documento già allegato. Un secondo metodo è aprire il tuo programma di posta elettronica e comporre un nuovo messaggio. Al termine, seleziona il pulsante "allega file" nella parte superiore della finestra del messaggio. Passa alla posizione in cui hai salvato il file del documento, selezionalo e fai clic su "inserisci". Il file verrà allegato senza ulteriori azioni da parte tua e potrai quindi inviare l'e-mail.