Vantaggi e svantaggi dell'automazione di Office

L'automazione dell'ufficio oggi si riferisce a molto più di una macchina da scrivere e una fotocopiatrice. Le informazioni elettroniche e digitali sono il punto cruciale della moderna automazione degli uffici. Può essere costituito da computer strettamente interni o, più probabilmente, include una rete digitale mondiale tramite Internet e un cloud storage esterno. Mentre ti muovi nel 21° secolo, incontrerai sia vantaggi che svantaggi inerenti all'automazione degli uffici in tutte le sue permutazioni.

Risparmia tempo e risorse aziendali

Dall'introduzione dell'automazione degli uffici, le apparecchiature hanno consentito alle aziende di risparmiare tempo e denaro. Invece di aspettare che un documento raggiunga un cliente per posta, potresti riprenderlo in pochi minuti via fax. Ora, i progressi dei computer e Internet hanno reso le comunicazioni istantanee. Ogni volta che risparmi tempo, risparmi denaro. Non sei vincolato da limitazioni geografiche, risparmiando risorse che hai speso per viaggiare. Inoltre, anche se puoi ancora fare copie cartacee di molti documenti, l'archiviazione digitale ti consente di risparmiare tempo e denaro su carta e spazio di archiviazione.

Affidati all'automazione per la precisione

Sebbene sia vero che una macchina è efficace solo quanto gli umani che l'hanno realizzata e le informazioni raccolte digitalmente sono accurate solo quanto la persona che l'ha inviata, una volta che i bug sono stati eliminati dai programmi, sono infinitamente più affidabili degli umani. Il software esiste per sommare i numeri nei fogli di calcolo e nei budget, ad esempio, che forniscono sempre il saldo corretto e non fanno affidamento sulle dita di un contabile sulla calcolatrice. I modelli possono essere creati e utilizzati più e più volte per evitare errori nella documentazione standard.

Quando l'automazione va storta, sei nei guai

Le aziende che si affidano esclusivamente all'automazione per il funzionamento e l'esecuzione dei propri sistemi informativi possono entrare nel panico quando questi stessi sistemi si guastano. I costi per riparare o sostituire i sistemi danneggiati possono essere esorbitanti. Non puoi semplicemente prendere una gomma e apportare correzioni. È necessario assumere tecnici per stare al passo con aggiornamenti e crolli di software e hardware, oppure disporre di un servizio affidabile da contattare in un attimo. Quindi hai l'intera questione della riservatezza e della sicurezza. Puoi mantenere segreti commerciali e dirlo solo a poche persone fidate, ma se i dati vengono diffusi sul Web, non è possibile riprenderli.

Gli utenti non sono sempre facili da cambiare

Poiché l'automazione dell'ufficio continua ad evolversi e tu incorpori nuove tecnologie nei tuoi sistemi per rimanere competitivi e redditizi, lo svantaggio è che devi riqualificare l'intero gruppo di utenti. Tutti, dalla tua segretaria all'addetto agli ordini e dai tuoi clienti ai venditori che consegnano il tuo prodotto o servizio, devono imparare i nuovi sistemi. Molte persone non imparano facilmente nuovi sistemi e altri sono testardi nel fare le cose come hanno sempre fatto. Quindi, mentre hai le spese relative alla riqualificazione, hai anche l'atteggiamento dei tuoi utenti finali di combattere.