Vantaggi di Microsoft Access
Con Microsoft Access, l'utente medio può lavorare con i database senza essere altamente qualificato nel campo. Microsoft ha reso facile per chiunque imparare a lavorare con i database sostituendo parte del lavoro complicato con modelli facili da usare. Sebbene l'utilizzo di Access possa essere in qualche modo una sfida solo a causa delle numerose opzioni che offre, la sua interfaccia intuitiva offre a chiunque l'opportunità di gestire con successo un database.
Utilizzo dell'accesso
Microsoft Access è un programma software di database che rende gestibile la manipolazione dei dati per utenti di vari livelli di abilità. Puoi inserire dati e ordinare, filtrare o raggruppare le informazioni in base alle tue esigenze. È particolarmente utile quando ci sono migliaia di record e ordinarli individualmente richiederebbe ore. Access ti consente di ottenere rapidamente le informazioni di cui hai bisogno specificando che tipo di informazioni stai cercando. È inoltre possibile creare report che estraggono informazioni dal database in base ai parametri del progetto. Ad esempio, un database può contenere un elenco di clienti, inclusi età, sesso, stato civile, indirizzo, indirizzi e-mail e numero di telefono. Se necessario, puoi ordinare qualsiasi di queste informazioni, creando report solo sui singoli clienti o organizzando per prefisso.
Vantaggi di Access
Sapendo che non tutti sono esperti nella creazione di database, Microsoft ha creato modelli di base che un utente può scaricare e utilizzare immediatamente. Se preferisci, puoi creare un database da zero o modificare un modello per adattarlo al tuo progetto. Access memorizza migliaia di record, quindi se inizi un nuovo progetto per gli stessi dati, non dovrai inserirli nuovamente. Access si integra anche con altri prodotti Microsoft Office, inclusi Excel e Word. Ad esempio, puoi creare una stampa unione con migliaia di lettere personalizzate accedendo a un database di clienti di Access.
App Web e collaborazione
Con Access 2013, Microsoft ha introdotto app Web personalizzabili per semplificare l'elaborazione dei dati per gli utenti e facilitare la collaborazione ai progetti. Utilizzando un sito Microsoft Office 365 o SharePoint Server 2013, un intero ufficio può lavorare con lo stesso database. Utilizzando i modelli di app Web personalizzabili, puoi assicurarti che ogni persona ottenga l'interfaccia di cui ha bisogno per aggiungere, modificare o eliminare dati, nonché per eseguire rapporti.
Termini importanti del database
Access utilizza diversi termini che potrebbero essere nuovi per te. Un "database" è semplicemente un modo per organizzare e archiviare informazioni su persone, luoghi e cose. Access è in realtà un sistema di gestione di database che ospita i vari database in modo da potervi accedere. Ogni database può essere formato da più tabelle, con ogni tabella composta da colonne e righe, simili a un foglio di calcolo. Le colonne in una tabella di database sono chiamate "campi". Le righe sono denominate "record". Le "Query" sono funzioni che consentono a un utente di ottenere dati specifici dalla tabella. Le query possono aiutare a filtrare, riassumere ed eseguire calcoli con i tuoi dati.
Progettazione del tuo primo database
Un po' di pianificazione fa molto per il miglior utilizzo di un database di Access. Innanzitutto, scopri come verrà utilizzato il database. Successivamente, raccogli tutte le informazioni da inserire nel database e organizza le informazioni in categorie, ognuna delle quali diventerà una tabella. Immettere i dati nelle tabelle, che diventeranno colonne e creeranno relazioni tra le tabelle se ce ne sono più di una. Infine, applica le regole di normalizzazione per assicurarti che le tabelle siano strutturate correttamente.