Come creare etichette per indirizzi

Microsoft Word 2013 offre funzionalità di creazione di etichette e invio di massa, consentendo di progettare e creare etichette postali di qualsiasi dimensione. Per creare etichette di indirizzi da inviare a più destinatari, chiamata stampa unione, è necessario fornire in Word gli indirizzi dei contatti in qualche forma, ad esempio utilizzare i contatti di Outlook o creare un foglio di calcolo Excel con i contatti. La maggior parte delle applicazioni ti consente di esportare i dati come file con valori separati da virgole, che puoi quindi fornire a Word durante la stampa unione.

Se devi stampare un numero limitato di indirizzi, puoi inserire le informazioni mentre esegui la stampa unione; i dati inseriti in questo modo vengono salvati per un uso futuro.

Suggerimento

Puoi anche creare etichette utilizzando Microsoft Publisher.

Crea le tue etichette

Usa la funzione Stampa unione di Word per creare etichette da inviare a più contatti.

Passaggio 1:avviare la stampa unione

In un documento Word vuoto, seleziona gli Mailing scheda e quindi Avvia stampa unione nel gruppo Avvia stampa unione. Scegli Etichette dal menu a tendina.

Avviso

Assicurati che il documento sia vuoto perché Word elimina qualsiasi contenuto durante la creazione dell'etichetta.

Passaggio 2:imposta le etichette

Nelle Opzioni etichetta finestra di dialogo, scegli queste opzioni:

• Informazioni sulla stampante :È possibile mantenere le impostazioni predefinite qui, a meno che la stampante non sia una stampante ad alimentazione continua piuttosto che una che stampa singole pagine o non si disponga di più vassoi carta.
  
• Fornitori di etichette :seleziona il fornitore dalla casella a discesa Labelvendors, quindi scegli il numero del prodotto del fornitore, ad esempio "5160 etichette per indirizzi Easy Peel", un prodotto comune di Avery.
  

Se il tuo prodotto non è elencato nell'elenco a discesa Numero prodotto, scegli un prodotto che ritieni simile e quindi fai clic su Dettagli o Nuova etichetta l per aprire una finestra di dialogo in cui puoi personalizzare le dimensioni della pagina, i margini, le dimensioni delle etichette e altro.

Passaggio 3:visualizza le tue etichette

Fai clic su OK per impostare le etichette e quindi OK di nuovo al prompt che ti avverte che qualsiasi contenuto del documento verrà eliminato.

Potresti non vedere alcuna modifica al tuo documento a questo punto, ma Word ha creato una tabella per definire le tue etichette. Per vedere le linee che definiscono le etichette, seleziona il Layout scheda e scegli Visualizza griglia dal gruppo Tabella.

Configura una stampa unione con il tuo elenco di indirizzi

Passaggio 1:preparare il file di dati

Prima di utilizzare Word per impostare una stampa unione, assicurati che il file contenente i tuoi indirizzi contenga le informazioni desiderate.

Se i tuoi indirizzi sono in Excel, ad esempio, assicurati che il tuo documento Excel contenga colonne con informazioni complete sull'indirizzo.

Se i tuoi indirizzi sono in Outlook, controlla le tue informazioni di contatto per assicurarti che appaiano come ti aspetti.

Passaggio 2:scegli i tuoi destinatari

Scegli Seleziona destinatari dal gruppo Avvia stampa unione nella scheda Invii. Qui, scegli tra:

• Digita un nuovo elenco :Utilizzare questa opzione se non si dispone di un'origine dati e si prevede di inserire manualmente i nomi e gli indirizzi durante la stampa unione.
  
• Utilizza un elenco esistente :scegli questa opzione se hai un file contenente i nomi e gli indirizzi. Può essere un file Excel o Access oppure puoi utilizzare un altro tipo di file di dati come un file HTML o Word contenente una singola tabella o qualsiasi file di testo con campi separati da tabulazioni, virgole o altri caratteri.
  
• Scegli dai contatti di Outlook :questa opzione consente di selezionare contatti specifici tra i contatti di Outlook.
  

Suggerimento

Se non intendi stampare etichette per l'intera mailing list, seleziona Modifica elenco destinatari e seleziona solo i contatti che desideri.

Passaggio 3:aggiungi campi di stampa unione

Word non intuisce automaticamente come vuoi che le tue etichette siano progettate, quindi il passaggio successivo consiste nel creare un segnaposto per definire dove dovrebbero apparire gli indirizzi su ciascuna etichetta. Sebbene tu possa selezionare singoli campi come nome, via e città da visualizzare sulle etichette, Word fornisce un blocco di indirizzi di base che include le basi degli indirizzi.

Seleziona Blocco indirizzi nel gruppo Scrivi e inserisci campi per aprire la finestra di dialogo Inserisci blocco indirizzi. Qui, personalizza come dovrebbe apparire l'indirizzo, ad esempio il formato del nome del destinatario e se inserire il nome dell'azienda.

Suggerimento

Seleziona Campi di corrispondenza per personalizzare la mappatura se l'indirizzo Preview non ha l'aspetto desiderato.

Passaggio 4:formattare il testo

Per personalizzare il carattere utilizzato per il testo dell'indirizzo, ad esempio se il carattere Normale predefinito di Word non viene visualizzato correttamente, seleziona il campo <> sul foglio dell'etichetta, assicurandosi di selezionare anche i galloni "<<...>>". Nella scheda Home, personalizza il carattere secondo necessità.

Nella maggior parte dei casi, vorrai anche ridurre la spaziatura tra le righe quando stampi le etichette degli indirizzi. Apri la finestra di dialogo Paragrafo facendo clic sulla sua freccia a discesa e quindi regola la spaziatura nella Spaziatura sezione.

Passaggio 5:aggiorna le etichette

Quando la formattazione dell'etichetta e i campi sono impostati, fai clic su Aggiorna etichette dal gruppo Scrivi e inserisci campi. Questo propaga il campo <> a tutte le etichette sul foglio.

Anteprima e stampa delle etichette

Passaggio 1:visualizza l'anteprima dell'unione

Seleziona Anteprima risultati dal gruppo Anteprima risultati nella scheda Invii. Usa le frecce destra e sinistra per visualizzare pagine aggiuntive. Se il testo richiede un'ulteriore formattazione, fai clic su Anteprima risultato di nuovo per disattivare l'anteprima e quindi riformattare se necessario.

Passaggio 2:completa l'unione e la stampa

Scegli Termina e unisci nel gruppo Fine per completare la stampa unione e stampare le etichette.