Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell'archiviazione geografica?

Secondo la Texas State Library, mantenere un sistema di gestione dei file disorganizzato è una ricetta per il disastro. È difficile ottenere informazioni quando ne hai bisogno urgentemente. Anche organizzare e manipolare le informazioni all'interno di un sistema così disorganizzato per scopi decisionali è del tutto impossibile. Un efficiente sistema di archiviazione è obbligatorio per qualsiasi organizzazione che si aspetti di trarre vantaggio dalle informazioni in suo possesso. Il sistema di archiviazione geografica è appropriato laddove la posizione geografica è la componente più importante delle informazioni.

Praticità

I record geografici relativi a una posizione specifica vengono archiviati insieme. Ciò facilita un rapido processo decisionale poiché le informazioni in esame si riferiscono solo a una specifica area geografica. Le aree geografiche sono classificate come unità o gruppi di unità. L'archiviazione geografica consente un facile spostamento dei record semplicemente spostandoli da una posizione all'altra.

Vantaggi dell'analisi

L'archiviazione geografica aiuta il processo di analisi consentendo un facile confronto dei dati. Ad esempio, un'analisi dei record archiviati in base al nome e all'ubicazione dell'edificio può aiutare a identificare i record di manutenzione per un particolare edificio.

Svantaggi della complessità

Il processo di memorizzazione e recupero dei dati geografici richiede molto tempo a causa della necessità di fare riferimento utilizzando più identificatori. Ad esempio, la localizzazione di un particolare edificio richiederebbe un riferimento a uno stato particolare, la città, la strada e infine il nome dell'edificio. I registri conservati in alcune nazioni sono scritti nella loro lingua. Ad esempio, la città di Firenze in Italia è "Firenze" nei record italiani. Diventa quindi necessario il riferimento incrociato all'altra lingua per consentire agli utenti non italiani di comprendere le informazioni.

Svantaggi dei requisiti dell'indice

È necessario conoscere sufficientemente bene l'area geografica per comprendere i documenti. Per individuarli rapidamente, è necessario utilizzare un indice alfabetico. Il processo di memorizzazione e recupero di un record richiede due azioni:controllare l'indice per la posizione del file e cercarlo tra le altre informazioni.