Quali sono le funzioni dell'RFID?
Le funzioni di un sistema di etichettatura di identificazione a radiofrequenza (RFID) includono il controllo interno delle immobilizzazioni, il controllo interno delle risorse spesate e la prevenzione dei furti. Il sistema RFID prevede un tag e un lettore. Una volta scansionata, l'antenna all'interno del tag raccoglie l'onda radio e invia una risposta al lettore.
Inventari fisici
Una componente chiave del controllo interno delle immobilizzazioni è l'inventario fisico, durante il quale un revisore individua e registra tutti i beni capitalizzati. La funzione del sistema RFID è di facilitare l'inventario fisico. Un tag RFID deve essere fisicamente attaccato al bene al momento dell'acquisizione e registrato nel registro della proprietà. Il numero di tag diventa quindi l'identificatore principale della risorsa perché è collegato a tutte le informazioni nel record relative a quella particolare risorsa. I tag prenumerati possono anche fornire il controllo numerico.
Durante un inventario/verifica fisico, l'auditor scansiona il tag RFID su ciascuna risorsa. Ciò avvia una trasmissione che "contrassegna" le risorse nel database dei record di proprietà. Il revisore può quindi stampare l'elenco dei beni e vedere quali non sono stati individuati.
Controllo interno delle attività spese
Le aziende possono scegliere di utilizzare i tag RFID anche su beni più piccoli, poiché un buon sistema di controllo della proprietà include tutti i beni aziendali, in particolare quelli che potrebbero essere rubati o persi. La società dovrebbe utilizzare un sistema o un archivio separato per le voci spesate, poiché sono i beni capitalizzati che generano ammortamenti periodici e devono essere riconciliati con il bilancio. Il controllo interno non dovrebbe dipendere dal costo di un articolo o dalle politiche di capitalizzazione.
Prevenzione dei furti
Le aziende con un volume elevato di furti o in un settore con informazioni altamente classificate possono scegliere di installare scanner RFID alla porta. Lo scanner avviserebbe l'addetto alla reception o la guardia di sicurezza se un dipendente tentasse di andarsene con un oggetto etichettato.
RFID e codifica con codici a barre
Lo svantaggio principale dell'etichettatura dei codici a barre è che i tag possono sporcarsi e diventare difficili da leggere. Il tag RFID combatte questo svantaggio perché il lettore deve trovarsi solo a pochi metri dal tag; non richiede una linea visiva diretta per la lettura. Riduce anche il tempo necessario per completare un inventario fisico a causa del suo funzionamento.
Lo svantaggio principale dei tag RFID è il costo; sono molto più costosi, in parte perché richiedono l'integrazione del sistema e un integratore. Tuttavia, il tempo risparmiato (compresa la retribuzione oraria per l'analista dell'inventario) potrebbe superare il costo iniziale.