Invio di fax da Gmail, Google Drive, Documenti e Fogli in modo semplice

Il fax può sembrare un residuo del passato per molte persone, ma le istituzioni governative e alcuni settori come l'assistenza sanitaria fanno ancora affidamento sui fax per motivi di sicurezza. Sapevi che è possibile inviare fax online utilizzando uno qualsiasi dei servizi di Google, inclusi Google Drive, Gmail, Documenti e Fogli? Servizi come CocoFax lo rendono possibile.

Dati i timori per la privacy e la sicurezza che circondano i servizi di messaggistica online, la sicurezza e la riservatezza fornite dal fax significano che rimane una forma legittima di comunicazione aziendale anche nel 2020. Naturalmente, Google non fornisce la tecnologia di fax integrata nelle sue app e nei suoi servizi. Gmail e Google Drive non supportano l'invio e la ricezione di fax, quindi avrai bisogno dell'aiuto di un provider di terze parti - qualcuno che traduca i media tra i segnali telefonici analogici e i segnali digitali che la posta elettronica può gestire meglio - ed è qui che CocoFax entra.

CocoFax ti permette di inviare e ricevere fax senza dover avere a casa un fax grande e ingombrante. Non serve nemmeno una linea telefonica, si fa tutto online.

Come inviare un fax tramite Gmail

L'invio di un fax da Gmail tramite CocoFax non è così complicato come sembra. In pochi passi puoi ottenere un numero di fax virtuale e iniziare a inviare fax a macchine fax reali in tutto il mondo.

Passaggio 1: Il primo passo per inviare fax tramite Gmail è creare un account con un servizio fax online. Utilizzeremo la piattaforma CocoFax ai fini di questa guida. Dopo aver creato un account, ti viene concesso un periodo di prova gratuito di 30 giorni. Puoi anche scegliere quale numero di fax di Google desideri avere. Puoi utilizzare il tuo normale indirizzo email per registrarti, non devi crearne uno nuovo per iniziare a inviare e ricevere fax online.

Passaggio 2: Apri il tuo Gmail e fai clic sul pulsante "Componi" come faresti quando crei una normale e-mail. Il tuo fax verrà redatto nel campo che si apre. L'invio di un fax in questo modo non è molto diverso dall'invio di una normale e-mail.

Passaggio 3: Nel campo del destinatario in cui normalmente includi l'indirizzo e-mail del destinatario, inserisci il numero di fax del destinatario con il prefisso del paese come prefisso e seguito dal suffisso "@cocofax.net". Ad esempio, se il numero di fax del destinatario è 49803090 con il prefisso internazionale 1, è sufficiente compilare "[email protected]" nel campo del destinatario. Nel campo oggetto, inserire l'oggetto del documento inviato via fax. Quindi, digita la copertina del fax nel corpo dell'e-mail.

Passaggio 4: Puoi anche allegare documenti da inviare via fax cliccando sull'icona 'allega'. Il formato del documento può essere qualsiasi cosa tu voglia. Puoi allegare un PDF, ad esempio, proprio come faresti se stessi inviando una normale e-mail.

Passaggio 5: Infine, controlla i dettagli e l'indirizzo e-mail del destinatario, quindi fai clic su "Invia".

Se desideri firmare i documenti digitalmente e restituirli al mittente, puoi utilizzare il servizio gemello CocoSign. Puoi firmare documenti digitalmente utilizzando un mouse, un trackpad o uno stilo. Non tutti i servizi di fax online offrono il supporto della firma elettronica integrato, quindi potresti dover cercare un'opzione esterna come quella spiegata qui.

Ricezione di fax tramite Gmail

Con un account di servizio fax online attivo, puoi ricevere fax da chiunque e ovunque. Tutto quello che devi fare è condividere il tuo numero di fax con clienti o soci in affari e loro possono inviarti fax. Soprattutto, puoi accedere a questi fax tramite la tua casella di posta Gmail. Naturalmente, è più o meno come ricevere un'e-mail, ma con la privacy e la sicurezza aggiuntive menzionate in precedenza.

Come inviare un fax da Google Drive, Documenti e Fogli

Se vuoi semplicemente inviare un documento via fax e non hai bisogno di aggiungere un messaggio come faresti tramite e-mail, puoi anche utilizzare CocoFax per inviare documenti via fax direttamente dai servizi cloud di Google; Drive, Documenti e Fogli. Ecco come farlo:

Passaggio 1: Fai clic sul pulsante del componente aggiuntivo situato nella barra laterale destra del tuo documento o foglio Google, quindi cerca e installa il componente aggiuntivo del tuo fornitore di servizi fax online, CocoFax. Dopo l'installazione, autorizza un collegamento tra il tuo account Google e il servizio fax.

Passaggio 2: Accedi al tuo account fax e inserisci il numero di fax del destinatario.

Passaggio 3: Controlla tutte le informazioni sul fax e premi il pulsante "Invia fax".

Passaggio 4: Alla ricezione dell'e-mail da parte del destinatario, il fornitore del servizio fax gratuito ti invierà un rapporto di consegna in circa un minuto.

Quando utilizzi Google Drive, Documenti e Fogli, puoi inviare un fax a tutti i destinatari che vuoi con una sola azione.

Cosa succede se voglio cancellare il mio account?

Non tutti i fornitori di servizi di fax online hanno una chiara politica di cancellazione. Poiché la maggior parte dei servizi fax online richiede l'inserimento dei dettagli della carta al momento della registrazione ai servizi, è possibile che venga addebitato automaticamente mensilmente o semestralmente. Prima di aggiungere i dati della tua carta, è importante verificare se puoi annullare l'abbonamento in qualsiasi momento lo ritieni opportuno e, in caso negativo, se le politiche di cancellazione sono sufficientemente chiare.

A CocoFax non ci sono costi di cancellazione addebitati e hai la libertà di annullare e abbonarti di nuovo in qualsiasi momento. È un servizio a consumo, molto simile a Netflix o Spotify, senza alcun impegno a lungo termine.

Inizia oggi la tua prova gratuita di 30 giorni

Puoi provare la soluzione fax all-in-one di CocoFax gratuitamente registrandoti per una prova gratuita di 30 giorni. Non è necessario alcun impegno e se non ti piace quello che vedi puoi annullare e in qualsiasi momento durante il periodo di prova e non devi pagare un centesimo.

Se decidi di continuare a utilizzare CocoFax per inviare fax gratuiti in qualsiasi parte del mondo, sono disponibili tre livelli di abbonamento. Un pacchetto base parte da $ 12,99 al mese, mentre il popolare pacchetto premium costa $ 14,99 al mese. C'è anche un livello business per i professionisti che arriva a $ 24,99 al mese. Puoi trovare tutti i dettagli sui prezzi sul sito web di CocoFax.

Abbiamo una collaborazione con i creatori del servizio discusso. Tuttavia, questo articolo è stato scritto senza alcuna influenza sul contenuto.