Quali elementi devono essere inclusi in un messaggio telefonico completo?
1. Data e ora: Registra la data e l'ora in cui il messaggio è stato ricevuto.
2. Nome del chiamante e informazioni di contatto: Annota il nome completo e i dettagli di contatto della persona che ha lasciato il messaggio, incluso il suo numero di telefono e, facoltativamente, il suo indirizzo email.
3. Nome del destinatario: Identificare chiaramente la persona a cui è destinato il messaggio. Se la chiamata è per qualcuno diverso da te, assicurati di includere il suo nome.
4. Urgenza: Indica se il messaggio è urgente o richiede attenzione immediata.
5. Messaggio dettagliato: Annota accuratamente il messaggio del chiamante, inclusi eventuali dettagli o istruzioni specifici. Assicurati di chiarire se sono menzionate date, orari o luoghi importanti.
6. Azione richiesta: Annotare eventuali azioni o attività specifiche che il destinatario del messaggio deve intraprendere.
7. Informazioni di contatto per la restituzione: Se il chiamante desidera essere richiamato o aspetta una risposta, assicurati di includere le informazioni di contatto preferite e l'orario migliore per contattarlo.
8. Conferma o rilettura: Ripeti il messaggio al chiamante per confermarne la correttezza ed evitare eventuali malintesi.
9. Il tuo nome e informazioni di contatto: Alla fine del messaggio, fornisci il tuo nome e i dettagli di contatto nel caso in cui chi chiama abbia ulteriori domande o abbia bisogno di chiarimenti.
10. Firma: Concludi il messaggio con la tua firma o le tue iniziali, indicando che le informazioni sono autentiche e complete.
Ricordati di essere educato, professionale e attento mentre prendi il messaggio. Raccogliendo e presentando in modo chiaro tutte le informazioni rilevanti, ti assicuri che il messaggio venga comunicato in modo efficace al destinatario previsto.